Grafik-Veri İlişkisi
Grafik sihirbazının becerikli bir yardımcı olmasına rağmen, grafiklerinizle veriler arasındaki ilişkiyi iyi bilmek, grafiklerin etkisini arttıracak düzenlemeler için şarttır. Grafiklerdeki her nokta, çubukların, pasta dilimlerinin veya çizgilerin değerleri, Excel sayfalarındaki bir hücreden alınmaktadır. Grafiklerle verilen arasındaki ilişki daima canlıdır. Bir hücredeki değeri değiştirmekle grafiğin bir çizgisinin, çubuğunun boyu, genişliği, alanı veya yüksekliği değişir. Grafiklerdeki değerleri değiştirerek de, hücrelerdeki değerleri değiştirebilirsiniz.
<excel2k039.tif>
Burada, Excel seçtiğimiz noktanın hangi seride, hangi nücreye ait olduğunu, verinin etiketini belirtmek suretiyle gösteriyor. Veri değerini belirten noktanın üzerine geldiğinde Mouse işaretçisinin Windows’un sürükleme işaretçisine döndüğüne dikkat edin. Bu noktaları aşağı yukarı (yerine göre sağa, sola) oynattığınızda, tablodaki değerin de arttığını veya azaldığını göreceksiniz. Bir grafiğin oluşturulmasında kullandığınız veri grubuun veya sayfayı silmek istediğinizde Excel sizi uyaracaktır. Böyle bir şeyi kazara yaparsanız, Geri Al yöntemlerinden biri kullanabilirsiniz.
Veriye dayanan istatistiksel grafikler, bir ya da daha çok veri dizisinden oluşur; Excel veri dizilerine Seri veya Veri Serisi adını verir. Yukarıda ele aldığımız örnekte, “Yılsonu notu” Excel için Seri 1, “Ev ödevi notu” ise Seri 2 sayılır. Bu seride yer alan her notun, bir değeri (9,75, 7, 4, vs.) ve bir de etiketi (Öğrenci 1) bulunur. Grafiklerde, etiketler genellikle bir eksene, serilerin değerleri ise diğer eksene yazılır. Yıl, not, ulusal gelir, yaş gibi seriler genellikle yatay eksende, etiketler dikey eksende gösterilir. Excel’in Veri Serileri’nde her bir değer bir veri noktası olarak gösterilir. Excel, her noktayı bir hücreye dayanarak belirlediği için grafikte her nokta diğerinden bağımsız bir nesnedir. dolayısıyla grafiklerinizi oluşturduktan sonra veriler toplu halde veya tek tek değiştirilebilir.
Bunu yapmak için, ya grafiği sağ-tıklayın; her veri serisinin çevresinde denetim noktalarının oluştuğunu göreceksiniz. Bunlardan herhangi birini Mouse işaretçisiyle tutarak, veri değerini değiştirebilirsiniz. Yine bu noktacıklardan birini sağ-tıklayarak, Veri Serilerini Biçimlendirme kutusunu da açabilirsiniz. Grafiğinizin kaynak verilerini tümden değiştirmek ve yeni veri gruplmarı (hücre aralıkları) seçmek istiyorsanız, grafiğin boş bir yerini sağ tıklayarak, açılacak menüden Kaynak Verisi maddesini seçin. Açılacak kutuda iki sekme göreceksiniz: Veri aralığı ve Seriler. Veri aralığı sekmesinde Veri Aralığı sekme simgesini tıklayarak, sayfada yeni bir hücre aralığı seçebileceğiniz gibi, satırlarla sütunların yerini değiştirebilirsiniz. Böyle bir değişiklik veri açısından tamamen anlamsız olabilir. (Not olarak 5’e düşen öğrencilerin adlarının grafiği hiç bir anlam taşımayacaktır.)
Bu kutuda ikinci sekme olan Seriler’de kullanılan veri gruplarını (hücre aralıklarını) seçmeniz veya mevcut seçimi değiştirmeniz ve bunlara ad vermenizi sağlayan kontroller vardır. Yine bu kutuda kategori eksenine (yatay eksen, X ekseni) vereceğiniz isimlerin alanıcağı hücre aralığını belirleyebilirsiniz.
Grafik Unsurlarının Biçimlendirilmesi
Grafiklerinizde, seçtiğiniz grafik türüne göre çeşitli elemanlar bulunabilir. Mouse işaretçisini grafiğin üzerinde çeşitli unsurların üzerinde tutarsanız, Excel bu unsurun adını küçük sarı bilgi kutusunda görüntüleyecektir. Bu unsurların hemen hepsi, kendi düzenleme imkanlarına sahiptir. Bir grafik unsurunu biçimlemek amacıyla seçmek için üzerini tıklamanız yeter. Bir grafikte, başlıca iki bölüm vardır: Grafik alanı ve çizim alanı. Grafik alanını sağ-tıklayarak grafiğinizin türünü, kaynak verisi için hücre aralıklarını ve diğer bir çok grafik özellikleri biçimlendirebileceğiniz düzen kutularına gidebilirsiniz. Çizim alanını sağ tıklayarak bu alanda yer alan öğelerin yeniden biçimlerdirilmesini sağlayabilirsiniz. Grafiğin türü, veri kaynakları, eksek adları gibi aslî unsurlarının düzenlenmesi yöntemlerinden yukarıda söz ettik. Şimdi kısaca bu unsurların biriysel olarak biçimlendirilmesinden söz edelim.
Biçim menüsü, Grafiklerinizin çeşitli unsurlarının biçimlendirilmesi için gerekli araçları sağlar. Grafiğinizin içinde boş bir yeri tıklayın ve Biçim menüsünden SBeçili Grafik Alanı maddesini seçin. Bunu klavyede Ctrl+1 tuşlarına basarak da yapabilirsiniz. Grafik alanının içini sağ tıklarsanız, açılacak menüde birinci sıradaki Grafik Alanını Biçimlendir maddesi de, aynı kolaylığı sağlar. Bu yöntemle açacağınız Grafik alanı biçimlendirme kutusunda üç sekme göreceksiniz:
Desenler: Grafiğinizin kenar çerçevesi bulunup bulunmayacağını ve grafik alanının renk ve desen unsurlarını burada belirleyebilir veya değiştirebilirsiniz.
Yazı Tipi: Grafikte kullanılan temel yazı tipini, büyüklükleri ve renkleri bu sekmede kontrol edebilirsiniz.
Özellikler: Grafiğinizin bireysel nesnelerinin taşınabilir ve boyutlarının değiştirilebilir olmasısı veya olmaması bu sekmede belirlenir. Ayrıca sayfa yazıcıya gönderildiğinde grafiğin de yazdırılıp yazdırılmaması buradan kontrol edilir. Buradaki Kilitli kutusunun işaretli olup olmaması ise grafiğin veri değerlerinin değiştirilip değiştirilemeyeceğini belirler. Burada dikkat etmeniz gereken nokta, grafiğin bulunduğu sayfa parola ile korunmamışsa, sadece grafiği kilitlemeniz, korunması için güvence sağlamayacağıdır.
Grafik unsurlarının bu yollarla genel biçimlendirilmesinden farklı olarak, etiketler, veri simgeleri (çubuklar, pasta dilimleri, vs.), gösterge kutusu unsurları, tek tek de biçimlendirilebilir. Bu unsurları sağ tıklayarak, açılacak menüden “..Biçimlendir” maddesini seçerseniz, sadece bu unsurun biçimlendirilmesi imkanı olan özelliklerine ilişkin denetim kutusu açılacaktır. Sağ tıkladığınız unsur metin ise, biçimlendirme kutusu yazı tipi seçme kutusu olur. Seçtiğiniz unsur çizim öğesi ise daha çok seçenekli kutuları açabilirsiniz. Örneğin, grafiğinizin çubuklar, çizgiler veya pasta dilimleri için ana görsel unsurunu sağ-tıklarsanız, biçimlerdirme seçeneğiniz, Veri Serisini Biçimlerdir olur. Bu kutuda, seçtiğiniz grafik tipine göre, veri serisinin görüntülenmesinde kullanımacak şekilleri, renkleri, dolgu efektlerini belirlemeniz veya değiştirmeniz mümkün olur.
Grafiğinizi oluşturmaya başlarken tip olarak üç boyutlu şekillerden birini seçtiyseniz, açılacak yerel biçimlerdirme menülerinde 3B Görünüm maddesi de bulunacaktır. Bu maddenin açacağı kontrol kutusu, grafiğinizin dikey ve yatay eksenlerde görünüm açısının değiştirilmesini (döndürülmesini), grafiğin bakana göre perspektifinin değiştirilmesi sağlar.
<excel2k040.tif>

Bölüm 5: Verilerin Analizi
Amacımız sadece düzgün bir liste elde etmek değilse, Excel ile çalışma sayfaları, çalışma kitapları oluşturmamızın aslında verileri sıralama, süzme, içinden belirli ölçülere göre yeni gruplar çıkartma, özetle, verileri çözümlemektir. Çözümleme, bir veri yığınının içinde gizli ilişkileri ve eğilimleri ortaya çıkartmak, başka bir deyişle dizi dizi rakamların ve kelimelerin içinde gizli anlamı bulmak demektir. Bu amaçla Excel’in bize sunduğu araçlarla, verilerimizi liste haline getirebiliriz; sıralayabilir, süzebiliriz; dışardaki veritabanlarına ulaşabiliriz, verilerimizin belirli bir boyuta ulaşması için gerekli zaman veya olması gereken değişikleri tahmin ettirebiliriz; Excel yardımıyla verilerimize “..öyleyse.. ne olur?” sorusunu sorar ve cevap arayabiliriz.
Bu araçların çoğu Excel’in yapabileceği çok kolay işler olmakla birlikte, tüm Excel kullanıcılarının sürekli kullandığı kolaylıklar da değildir. Bu sebeple Excel kurulurken, Çözümleme Araç Paketi, varsayılan unsurlar arasında kurulmaz. Çözümleme araçlarınız çalışmıyorsa, Çözümleme Araç Paketi'ni yüklemeniz gerekir. Excel 19 ayrı çözümleme aracı sağlar.
////////////////////////////////////KUTU////////////////////////
Çözümleme Araç Paketi'ni yükleme ve kullanma
Excel’in sunduğu çözümleme araçlarını kullananabilmek için sayfamızda, verilerimiz olması gerekir. Veri Çözümleme komutu, Araçlar menüsünde görünmüyorsa, Çözümleme Araç Paketi'ni Excel'e yüklememiz gerekir.
Bunun için, Araçlar menüsünden Eklentiler'i tıklayın. Eklentiler iletişim kutusunda, Çözümleme Araç Paketi yoksa, Gözat'ı tıklayın ve Çözümleme Araç Paketi eklenti programı olan Analys32.xll'in sürücüsünü, klasör adını ve dosya adını belirtin (muhtemelen Microsoft Office\Office\Library\Analysis dizininde). Program yüklenmemişse Kur programını çalıştırın.
Çözümleme Araç Paketi'ni kullanmak için
1. Araçlar menüsünden Veri Çözümleme'yi tıklayın;
2. Çözümleme Araçları kutusunda, kullanmak istediğiniz aracı tıklayın;
3. Girdi aralığını ve çıktı aralığını girin ve sonra istediğiniz seçenekleri seçin.
////////////////////////////////////KUTU BİTTİ//////////////////////////
Çözümleme aracı, aslında Excel’in 300’den fazla işlevinden bir bölümünn kullanılmaya hazır hale getirilmiş olmasından ibarettir. Bu araçları kullanmadan da Excel verilerinizle, değme matematik ve istatistik paket programı kullanıcısını kıskandıracak işler ve işlemler yapabilirsiniz.
Sıralama
Excel verilerinizle yapacağınız ilk işlerden biri, sütunlar halinde girdiğiniz bilgileri, ya alfabetik, ya da artan veya eksilen büyüklük sırasına sokmak olacaktır. Sıralama işleminin verilerinizin düzenine sıralar açısından bir zararı olmayacaksa, sıralamanın en kolay yolu, sıralamaya esas olacak sütunu başlığından seçin, ve Araç çubuğunda yapmak istediğiniz sıralama yönüne uygun simgeyi tıklayın.
<excel2k041.tif>
Bu tür sıralama, bir satırdaki hücrelerin birbiri ile ilişkisi bakımından verilerinizin bozulmasına yol açabilir. Diyelim ki sayfanızda her satır bir kişiye ait sütunlar halinde bilgiler içeriyorsa, bu sütunlardan sadece birini sıralamak, herkesin verisinin birbirine karışmasına sebep olur. Böyle, sütunların satırlar bakımından önem taşıdığı hücre aralıklarının sıralanmasında Veri menüsünden Sırala maddesini seçerek, Sırala diyalog kutusunu açmanız gerekir.
<excel2k042.tif>
Sayfada sıralanacak hücre aralıklarını seçmeden bu kutuyu açarsanız, Excel sayfada kendisine göre sıralanabilecek her türlü verinin bulunduğu hücreleri seçecek; ve sütun başlıklarını Sıralama Ölçütü seçme kutularına kaydedecektir. İki veya daha fazla sütunlu bir veri aralığında sıralama yapacağınız zaman sıralamanın önce hangi sütundaki bilgilere göre yapılması gerektiğini birinci seçme kutusunda belirtiriz. Bu kutunun yanında, sıralamanın artan veya azalan sıraya göre yapılması seçeneği yer alır. Diyelim ki bir Excel sayfasında birinci sütunda ay, ikinci sütunda nöbetçi eczanelerin adları var. Aylara göre alfabetik sıralamada, her ay grubunda nöbetçi eczanelerin de alfabetik sıralanmasını istiyorsunuz. Sıralama kutusunda ikinci ölçüt olarak eczane adlarının bulunduğu sütunu seçebilirsiniz.
Bu kutuda, seçtiğiniz hücre aralığının birinci satırlarında sütun başlıklarınız bulunuyorsa, “Başlık satırı var,” yoksa “Başyık satırı yok” seçeneğine işaret koymalısınız. Bu kutadaki Seçenekler düğmesini tıklayarak, sıralama işleminin ince ayarlarını yapabilirsiniz. “İlk anahtar sıralaması” seçme kutusunda, Excel kitabınızda var olan Excel’e ait ve sizin oluşturduğunuz özel listeleri göreceksiniz. Sıralamanın bu listeye göre yapılmasını isteyebilirsiniz. Sıralamada hücrelerdeki metinlerde büyük harf veya küçük harflerin sizin için önemli olduğunu belirtebilirsiniz. Bu durumda aynı kelimenin küçük harfle yazılmış olanı büyük harfle yazılmış olanından küçük değer sayılır. Yine bu kutudaki “Yönelim” bölümünde sıralamanın satırlar veya sütunlar üzerinde yapılmasını sağlayan “Yukarıdan aşağı sırala” ve “soldan sağa sırala” seçeneklerini göreceksiniz. Seçimlerinizi yaptıktan sonra Tamam’ı tıkladığınızda, verileriniz yeni sırasına kavuşacaktır. Sıralamayı geri aldırabilirsiniz.
Ay sıraları gibi alfabetik olması anlam taşımayan ve sizin için belirli bir sırada olması gereken (örneğin askerî rütbeler veya benzeri işlevsel ayrımlar gibi) sıralamalar olabilir. Bu sıraları Araçlar menüsünde Seçenekler maddesini ve açılaçak kutuda Özel Listeler sekmesini tıklayarak verebilirsiniz (Bu konuda bilgi için sayfa ______’ya/_____’ye bakınız,)
//////////////////////////////QUARK NOTU/////////////////
Buradaki boş yerlere <excel2k012tif> ve <excel2k012tif> resimlerinin arasında “Excel önceden tanıdığı diğer dizileri, örneğin gün....” diye başlayan paragrafın girdiği sayfanın numarası girecek.. Sayfa numarasına uygun ekin korunması, diğerinin silinmesi rica.. Quark değil de mesela Ventura kullanıyor olsaydınız, bunu ben bu metni yazarken otomatik hale getirdim.. Ama yoook! Nedense bu Quark’tan kimse bir türlü vaz geçemez.. Bu konuyu burada değil söz gelimi yazımda ele alsam, daha iyi.. Çok teşekkürler..
//////////////////QUARK NOTU BİTTİ///////////////////////////////
Süzme
Bazen sadece sıralamak Excel verilerinize arzu ettiğiniz anlamı kazandırmaz. İsteriz ki, sayfamızdaki veriler belirli bir ölçüte göre seçilsin ve bize kriterin altında, üstünde,, içinde, dışında veya arasında olanlar gösterilsin. Örneğin kalabalık bir sınıfta, başarılı öğrencileri, bütün sınıfın listesinde değil, sadece belirli bir notun üzerinde not almış kalan öğrencilerin gösterildiği bir listede aramak daha kolaydır.
Excel, verilerinizi Otomatik Süzme uygulayabilir; siz daha sonra bu süzmenin ölçütlerini değiştirebilirsiniz. Otomatik Süzme uygulanacak verilerin birinci satırlarında sütun başlığı olarak kullanılabilecek bir satır olmasına dikkat edir. Sözme yaptııracağınız verilerin hücre aralığında bir hücreyi seçin ve Veri menüsünden Süzme, açılacçak alt menüden de Otomatik Süzme’yi tıklayın. Excel bu sayfadaki bütün sütunların birinci satırındaki kelimenin yanına bir seçme oku koyacaktır. Bu oku tıkladığınız zaman Excel’in yapabileceği otomatik süzme işlemlerini göreceksiniz. Bu işlemlerin başında listenin tümünü ve ilk 10’unu süzüp görüntülemeye yarayan iki seçenek göreceksiniz. Bunların altında “Özel” ve onun da altında o sütundaki bütün değerleri içeren bir liste vardır. Bu listeden bir değeri seçerseniz, Excel’e, “Bu sütunda bu değerde olan bütün satırları göster!” demiş olacaksınız.
“Özel” seçeneğini tıklarsanız, Excel size süzmeyi ihtiyaçlarınıza uydurmanızı sağlayan bir diyalog kutusu açar.
<excel2k043tif>
Bu kutunun yardımıyla süzme işlemine iki ölçüt koyabilirsiniz. Kutunun sözme ölçütü bölümünde “Eşittir,” “Eşit değil,” “Büyüktür,” “İçerir,” “İle başlar” gibi şartları, karşısındaki kutuda ise bu vereceğiniz ölçütün konusu yer alır. Diyelim ki örneğimizde Not sütununun süzme ölçüt seçme okunu tıkladık, listede Özel7i seçtik ve seçme ölçütü kutusunda “Büyüktür veya eşittir” seçeneğini seçtik ve karşısındaki kutuya klavyeden 5 yazdık. Bu Excel’e “Not” sütunundaki değeri 5’e eşit veya 5’ten büyük olan satırları göster, diğerlerini gösterme!” komutunu vermek olur. Excel, seçili hücre aralığında, sadece Not sütunundaki değeri 5 ve 5’den yukarı olan satırları görüntüleyecektir.
Böyle bir süzme işleminden sonra, görüntüden kaybolan satırlar, Excel sayfasından silinmiş olmaz. Süzme ölçütünüzü değiştirdiğinizde, şu onda görünmeyen satır yeniden gösterilebilir. Otomatik süzme işlemini durdurursanız, bütün satırlarınız görünecektir.
Ara-Hesaplamalar:
Verilerinizi daha anlamlı şekilde sunma araçlarından biri, gruplandırılmış dizilerde grupların ara hesaplar yaptırmaktır. Excel’in diliyle alt-toplamları hesaplattırdığınız zaman veri gruplarınız, kendiliğinden seviyelendirelecektir. Excel’de adı alt toplam olmakla birlikte, ara hesaplar, adet sayma, ortalama alma, istatistik hesaplar yapma gibi bir çok işlemi içerir. Alt toplamlar aracıyla, sayfadaki verileri gruplara ayırabilir; bu grupların kendi içlerinde adedi, toplamı, ortalaması gibi hesaplarını yaptırabilirsiniz. Alt-toplamları hesaplattırdığınız zaman Excel, verilerin en üstüne veya en altına genel toplamı da yazabilir.
Excel’in bu hizmetinden yararlanabilmek için veri dizinizin gruplanabilir olması gerekir. Mantıksal olarak gruplanabilir satırları, sayfada birbirinin altına gelecek şekilde dizin. Bunu yapmanın en kolay yolu, gruplamaya esas olacak verinin bulunduğu sütun itibariyle sayfadaki hücreleri sıralatmaktır (Personelin Adı, Bayiliklerin Bölgesi gibi). Veri menüsünden Alt Toplamlar maddesini seçin. Seçtiğiniz hücre aralıklarının birinci satırlarında başlık olarak yorumlanabilecek metin varsa, Excel, ara hesapları yapacağı grupları önce süreceği için size bu satırın sütun adı olarak kullanmak isteyip istemediğinizi soracaktır. Genellikle bu soruya Evet karşılığını tıklayarak cevap vermelisiniz. Excel, şimdi ara hesaplarını yapacağı grupları nasıl seçmek istediğinizi belirteceğiniz diyalog kutusunu açacaktır.
<excel2k044tif>
Bu kutuda birinci satırda, veri grubunuzda hangi sütundaki verilerin biraraya getirilmesini istediğinizi belirtebilirsiniz. Bu gruplama, örneğin, bayiliklerin bölgesi, öğrencilerin ait oldukları çalışma bölümüne, vs., göre yaptırılır. İkinci satırda, seçtiğimiz her grup için yapılmasını istediğiniz ara hesaplamanın türünü belirtiriz. Üçüncü satırda ise bu ara hesabın veri dizinizde hangi sütunda veya sütunlarda gösterileceğini belirtebilirsiniz. İsterseniz, birden fazla sütunda ara hesaplama yaptırabilirsiniz. Kutudaki diğer üç seçenek satırı, verilerinize daha önce uygulanmış ara hesaplamaların değiştirilip değiştirilmemesi, grupların altına sayfa-sonu eklenip eklenmemesi, ve verilerin altına genel hesap satırı konulup konulmaması konusundaki kararlarını belirtmenizi sağlar. (Sayfa sonu, bir sayfaya yazdırılamayacak kadar büyük tabloların sayfalara bölünmesini sağlayan noktadır.) Seçimleriniz tamamlanınca Tamam’ı tıklayın, Excel tablonuza ara satırlar ekleyerek ara hesapları yapacaktır.
<excel2k045tif>
Buradaki örnekte, öğrencilerimizin çalışma gruplarına göre, not ortalamarını hesaplattırıyoruz. Böylece her grubun başarı oranını görebiliyoruz.
Excel’in yapabileceği ara hesaplamaları, Alt Toplam diyalog kutusunda “kullanılacak işlem” satırında seçebiliriz. Bu satırda seçme okunu tıklayarak seçebileceğimiz ara hesaplar şunlardır:
Toplam: Ara gruptaki sütunda yer alan hücrelerin değerlerini toplar.
Sayı: Seçilmiş grupta içi boş olmayan hücrelerin adedini verir.
Ortalama: Alt gruptaki sütunda yer alan hücre değerlerinin ortalamasını hesaplar.
En büyük: Alt gruptaki sütunda yer alan hücre değerlerinin içinde en yüksek değeri bulur.
En küçük: Alt gruptaki sütunda yer alan hücre değerlerinin içinde en düşük değeri bulur.
Çarpım: Alt gruptaki sütunda yer alan hücre değerlerinin tümünün çarpımını hesaplar.
Sayı adedi: Seçilmiş grupta içinde sayı olan hücrelerin adedini verir.
StdSapma: Seçilmiş gruptaki değerlerin, grubun örneklem üzerindeki aritmetik ortalamasına göre standart sapma değerini hesaplar.
StdSapmaS: Seçilmiş gruptaki değerlerin, örneğin içinden seçildiği varsayılan genel nüfus (popülasyon) üzerindeki aritmetik ortalamasına göre standart sapma değerini hesaplar.
Değişken: Seçilmiş gruptaki değerlerin, grubun örneklem üzerindeki aritmetik ortalamasına göre varyans değerini hesaplar.
Değişken: Seçilmiş gruptaki değerlerin, grubun örneklem üzerindeki aritmetik ortalamasına göre varyans değerini hesaplar.
Vars: Seçilmiş gruptaki değerlerin, grubun örneğin içinden seçildiği varsayılan genel nüfus (popülasyon) üzerindeki aritmetik ortalamasına göre varyans değerini hesaplar.
Buradaki son dört hesaplama, istatistik amacıyla kullanılır; hesap yöntemleri ve kullanıldıkları yerleri istatistik teorileri belirler.
Excel Listesinden Veritabanı Yapma
Excel sağladığı veri girme kolaylıkları, ara hesaplamalar, sıralama ve süzme gibi tablo düzenleme işlevleri ile başlıca veri aracınız olsa bile, bir veritabanı işlem programı değildir; veritabanı yönetimi bakımından sınırlı imkanlara sahiptir. Fakat Excel sayfalarındaki listelerinizi, Microsoft Office 2000 ailesinin veritabanı işlem üyesi Access ile paylaşabilirsiniz. Veri-işlem bakımından Excel ile Access arasında fark, Excel’de liste yönetiminin son derece kolay ve etkin olmasına karşılık Access’in veriler üzerinde Excel’den daha çok ve daha karmaşık işler yapabilmesidir. 300’ü aşkın işlev yapabilmesine karşışık Excel 2000’in veri konusunda şu sınırlamaları vardır:
1. Excel’de bir sayfadaki satır sayısı en çok 65.536 olabilir. Söz gelimi bu sayıdan fazla öğrencinin notlarını Excel ile tutamazsınız.
2. Excel’de her hücrenin içine en fazla 256 karakterlik bilgi girebilirsiniz.
3. Excel hücrelerinize resim, ses, video gibi metin ve değer dışında veri giremezsiniz.
4. Excel listelerinize veri girmek için seadecie kendi sağladığı veri girme formunu kullanabilirsiniz; kendiniz form geliştiremezsiniz.
Belirli bir noktada Excel sayfalarındaki verileriizi Access’e veritabanı olarak göndermek istersiniz; Excel bunu çok kolay yapmanızı sağlar. Bunun için, Access ile paylaşmak istediğiniz verilerin bulunduğu sayfayı açıp Veri menüsünden MS-Access’e Dönüştür maddesini seçmeniz yeterlidir. Ayrıca, Access’i çalıştırıp, ona bir Excel dosyasını açtırabilirsiniz. Bu durumda Access size Excel kitabının hangi sayfasını tablo haline getirmek istediğinizi soracaktır. Access’i çalıştırıp, yeni veya mevcut bir veritabanı dosyası açtıktan sonra Dosya menüsünden Dış Veri Al maddesini seçerek, bir Excel kitabından sayfa alabilirsiniz.
Burada üzerinde çalıştığımız örnek öğrenci listesinin Access’e ithal edilmiş veritabanı tablosunu görüyorsunuz:
<excel2k046tif>
Excel, Access’e gönderdiğiniz tablonun yanına bu tablonun Access dosyası adını ve sabit diskinizde nerede bulunduğunu belirten bir not koyacaktır. Bu notu silebilirsiniz.
Özet Tablo-Özet Grafik
Excel’in liste yönetim işlevlerinin en kullanışlılarından biri Özet Tablo (Pivot Table) çıkartması ve bunu rapor haline getirmesiydi. Excell 2000 buna Özet Tablo Grafikleri’ni de eklemiş bulunuyor. Özet tablo aracı, bir veya daha fazla Excel sayfasındaki satır ve sütunlarınızı yeni bileşimlerde biraraya getirmenizi; farklı amaçlar için listelerden yeni listeler çıkartmanızı sağlar. Excel bunu yapabilmeniz için size bir de Özet Tablo ve Özet Grafik Sihirbazı sunuyor.
Özet Tablo çıkartmak istediğiniz sayfada bir hücreyi tıklayın ve Veri menüsünden Özet Tablo ve Özet Grafik Raporu maddesini seçerseniz, Sihirbaz, üç adımda kendiliğinden ve yapacağı derlemeler ve gerektiğinde sizin yapacağınız seçimlerle ortaya yepyeni bir tablo çıkartacaktır. Bu tablo (ve istiyorsanız içerdiği grafik) yeni bir Excel sayfası olarak kaydedilebilir; ve Access ile paylaşılabilir. Excel, Özet Tablo Raporu’na, açık olmayan Excel kitaplarından da veri alabilir.
Özet Tablo ve Özet Grafik Raporu Sihibazı, ilk adımda, oluşturmak istediğiniz raporun yerini (Excel, dış kaynak, birden fazla Excel sayfası) ve türünü (tablo, grafik) belirlemenizi ister. Dış kaynak, Microsoft Office ailesinin paylaştığı bir Microsoft Sorgusu sonucu oluşturulmuş veri dizisi de olabilir.
<excel2k047tif>
Kaynak olarak Excel listesi veya veritabanının, rapor türü olarak da özet tablonun seçildiğine dikkat ederek, İleri düğmesini tıkladığınızda Sihirbaz, ikinci sayfaya geçecektir. Sihibazı, veri bulunan bir sayfada çalıştırdıysanız, burada, sayfadaki verilerin bulunduğu hücre aralığının seçildiğini göreceksiniz.
<excel2k048tif>
Bu noktada isterseniz başka veri dizisini de seçebilirsiniz. Bu seçimi yaparken, sütun başlığı olarak kullanılacak satırı seçmeyi unutmayın. Bunu yapabilmek için Sihirbaz’ın ikinci adımı gösterdiği diyalog kutusunu, Aralık satırının sağındaki kutuyu daraltma simgesini tıklayarak küçültün ve arzu ettiğiniz sayfada arzu ettiğiniz hücre aralığını Mouse işaretçisi ile seçin. İleri düğmesini tıkladığınızda Sihirbaz üçüncü ve son adıma geçecektir.
Özet Talbo ve Özet Grafik Raporu Sihirbazı’nın üçüncü ve son adımında, seçiminie göre özet tablo veya özet grafiğin yerleştirileceği yer (yeni veya mevcut sayfa) ile tablo ve grafiğin Yerleşim ve Seçenek özelliklerini belirleyebileceğiniz kutuları açan düğmeleri göreceksiniz.
<excel2k049tif>
Excel’in daha önceki sürümlerine aşina iseniz, bu noktada karşınıza seçtiğiniz sütunların ve satırların yeni tabloda nasıl yerleştirileceğini belirleyeceğiniz tablo alanı kutusu açılacaktı. Excel 2000 böyle bir yerleştirme işini elle yapmak istiyorsanız bu imkanı Yerleşim düğmesini tıklamanıza bağlıyor. Aksi taktirde Excel, seçtiğiniz satırların ve sütunların yeni tabloda nasıl yerleştirileceğini kendisi belirleyecektir. Yerleşim düğmesini tıkladığınızda açılacak kontrol kutusunda bir yerleşim planı yer alır.
<excel2k050tif>
Eski yönteme alışıksanız ve bu yöntemden vazgeçmek istemiyorsanız, yerleşim düğmesini tıklayabilirsiniz. Açılacak planda sağ tarafta, seçilmiş veri aralığında mevcut sütun başlıklarınızı göreceksiniz. Bunları Mouse işaretçisi ile tutarak, sayfa planı üzerinde sütun veya satır olarak yerleştirebilirsiniz.
Seçenekler kutusu ise Özet Tablo Raporu’nda yer almasını istediğiniz birimleri, veri seçeneklerini ve sayfa düzeni ile seçtiyseniz dış verinin biçimlendirilmesinde uygulanacak ilkeleri belirlemenizi sağlar.
<excel2k051tif>
Bu noktada seçimlerinize göre Excel ya yeni bir adıma geçmeniz için İleri düğmesini etkin hale getirir, ya da raporun oluşkurulması için Son düğmesini tıklama seçeneğini verir. İsterseniz seçimlerini değiştirmek üzere geri de gidebilirsiniz. Son’u tıkladığınızda, Excel, yeni raporun tasarım sayfasını görüntüleyecektir.
Karşınızda normal Excel sayfasından farklı bir sayfa göreceksiniz. Sayfanızın üzerinde açılacak Özet Tablo diyalog kutusu, yaptığınız seçimlere göre kullanılmaya hazır veri gruplarını yine seçtiğiniz sütun başlıklarına göre Mouse işaretçisi ile sürüklenmeye hazır şekilde içermektedir. Buradaki örnekte, öğrencilerimizin adını, yılsonu notlarını (Not) ve ev ödevi notlarını (Ödev) içeren üç düğme görüyoruz.
<excel2k052tif>
Mouse işaretçisini Özet Tablo kutusundaki bu düğmelerden birinin üzerine sürüklerseniz, Excel size bu düğmeyle yapabileceğiniz işlemi bildiren bir püf kutusu görüntüler. Mouse işaretçisi ile bu kutuları (yani temsil ettikleri veri grubunu) sayfanızda arzu ettiğiniz konuma götürüp, bırakabilirsiniz. Excel’in Özet Tablo aracının bize en büyük kolaylığı seçtiğimiz verileri arzu ettiğimiz gibi biçimlendirme imkanıdır. Bu örnekte Özet Raporumuzun öğrencinin adını ve yılsonu notunu çapraz tablo haline getirmesini isteyebiliriz; bunun için, “Adı” grubundaki verilerin satır başlarında, yılsonu notlarının ise veri alanında yer almasını sağlamak için “Adı” kutusunu satır bölümüne, Not kutusunu ise veri alanına bırakabiliriz. “Adı” kutusu (ve içerdiği bilgiler) sayfada yerini aldığı anda, sütun başlığının yanında bir seçme oku belirecektir. Bu ok, bize, tablomuzda hangi öğrencilerin yer almasını veya hangilerinin yer almamasını istiyorsak bunu seçme imkanı verir.
<excel2k053tif>
İsteseydik, notları satırlar haline getirir, her bir notu alan öğrencinin adını veri hanesine koyar ve böylece aynı not grubundaki öğrencileri bir arada görmüş olabilirdik.
Özet tablonun oluşmasıyla herşey bitmiş demek değildir. Özet tabloyu sağ tıklayarak Sihirbazı ve düzenleme kutularının her birini yeniden açabiliriz; yeni veriler alabiliriz; mevcut verileri değiştirebiliriz. Oluşturduğunuz özet tablo raporunu sağ tıklayarak Özet Grafik maddesini seçerseniz, Excel bu tabloya dayanan grafiği oluşturacak. Özet Grafik de diğer grafikleriniz gibi biçimlendirilebilir.
Özet tablo raporu seçtiğiniz verilere göre, bir çok hesap yapabilir. Bu hesaplar, Ara hesap aracıyla yaptırdığınız işlevleri içerir. Bir Özet Tablo’da yapılacak hesapları tablonun Genel Toplam hücresini sağ tıklayarak açılacak listeden arzu ettiğiniz işlevi seçmek suretiyle değiştirebilirsiniz.
Özet tabloların biçimini, tabloyu sağ tıklayarak ve açılacak menüden Raporu Biçimlendir maddesini seçerek değiştirebilirsiniz. Excel kullanılmaya hazır 22 rapor şablonu vermektedir. Bunlardan birini kullanabileceğiniz gibi, isterseniz tek tek sütunları ve satır gruplarını biçimlendirerek, kendi rapor biçiminizi oluşturabilirsiniz.
Diğer Analiz Araçları
Hedef Ara: Excel’in sunduğu diğer veri analiz araçların başında bir formüle göre, herhangi bir değere göre olabilecek değişiklikleri hesaplayan Hedef Ara’yı sayabiliriz. Diyelim ki, adedini 500 bin liraya sattığınız kalemlerden, 300 milyon lira kazanabilmek için kaç adet satmanız gerektiğini bu aracı kullanarak Excel’e hesaplattırabilirsiniz. Böyle bir hesap için en az üç hürcreye ihtiyacınız var: Kalemin birim fiyatını yazdığınız hücre, Excel’in sonucu yazacağı hücre ve bu hesapta kullanacağınız formülün yer aldığı hücre. Buradaki örnekte, B1’e kalem birim fiyatını, B3’e ise gelir hesaplamakta kullanacağımız formülü yazıyoruz. Araç menüsünden Hedef Ara maddesini seçtiğimizde Excel, Ayarlanacak Hücre adıyla formülün bulunduğu hücreyi ve Değişecek Hücre adıyla sonucu yazacağı hücreyi sormakta, (tamamen yanlış bir çeviri sonucu) Sonuç Hücre adıyla ulaşmayı istediğimiz hedef rakamını sormaktadır.
<excel2k054tif>
Buradaki örnekte, hedefimize ulaşmak için 1,667 adet kalem satmamız gerektiği sonucunu alıyoruz.
Çözücü: Hedef Ara örneğinde tek değişken kullandığımıza dikkat etmiş olmalısınız. Excel, amaçları ve kullanım alanları bir Excel’e giriş kılavuzunun kapsamı dışında kalan Çözücü aracıyla, birden fazla değişken ve çok sayıda sabit değer kullanarak, çeşitli senaryolar için iş ve maliye kararlarında soru çözebilir.
Senaryo: Excel’in ne kadar güçlü olsa da Hedef Ara ve Çözücü araçları buldukları sonucu hangi formülle aradıklarını kaydetmeyen araçlardır. ayrıca bu iki araçla bulacağınız birden fazla sonucu karşılaştırma imkanınız da olamaz. Oysa Excel ad vererek saklayabileceğiniz ve formülleri ile sonuçlarını saklayabileceğiniz (ve ayrıntıları giriş kılavuzunun kapsamı dışında kalan) senaryolar oluşturmanıza izin verir.
Bölüm 6: Yazdırma ve Yayınlama
Excel ile hazırladığınız veri listeleri ve tabloları, çoğunlukla bilgisayar dosyası olarak tutmakla kalmayız, yazdırarak saklarız veya başkalarıyla paylaşırız. Excel 2000, verilerimizi Web sayfası olarak kaydetmemize ve Internet yoluyla paylaşmamıza da imkan sağlıyor. Excel sayfasının yazıcı gözönünde tutularak yapılacak düzeni, bir ölçüde bu verilerin Internet’te Web sayfası olarak görünümünü de belirleyecektir.
Bu bölümde önce sayfalarımızın kağıt üzerindeki düzenine ilişkin araçları ve imkanları ele alacağız, daha sonra Web’de işbirliği konusuna değineceğiz.