Excel 2000’e Giriş

**Başak** · 11.07.08, 01:24

Sütun genişlikleri ve satır yükseklikleri
Bir hücredeki veriler, hücreye sığmıyorsa, Excel sığmayan unsur metin ise sığmayan bölümünü göstermeyerek, değer ise hücreyi “#” işareti ile doldurarak karşılık verir. Hücrenin sütun genişliğini değiştirerek, veriye yer açabilirsiniz.
Bir hücreye girdiğiniz veri ne kadar uzun olursa olsun, girildiği sırada yandaki hücre veya hücrelerin üzerine gelecek şekilde görüntülenir. Yandaki hücre işgal edildiği anda uzun metnin veya değerin yeri daralır. Hücre içeriklerini olduğu gibi görüntüleyebilmek ve yazıcıda yazdırtabilmek için iki yol izleyebilirsiniz: Mouse işaretçisi ile sütun başlığının sağ sınırını sağa doğru sürüklemek veya Biçim menüsünden yararlanmak.
Mouse işaretçisini sütun harflerinin yazılı olduğu kutuların arasındaki sıhır çizgisinin üzerine götürürseniz, okun veya büyük artı işaretinin, iki tarafı oklu dik çizgiye dönüştüğünü göreceksiniz.
<excel2k034.tif>
Mouse işaretçisi bu durumdayken, Mouse’un sol düğmesini tutarak, işaretçiyi gerektiği kadar sağa sürüklerseniz, sütun genişliği değişecek ve tümü görüntülemeyen metin veya veri görünür hale gelecektir. Aynı yöntemle, sütunlarınızı daraltabilirsiniz. Şu işlem sırasında sütunun yeni genişliğini gösteren yukarıdan aşağı kesik bir çizgi karar vermenizi kolaylaştıracaktır.
Seçtiğiniz bir yazı tipi boyutunun büyüklüğü dolayısıyla veya hücrenizde bir satınrdan fazla bilgi bulunuyorsa, bu kez sütunun genişliği kadar satırın yüksekliği de az gelebilir. Mouse işaretçisini bu kez satır adlarının bulunduğu kutuların arasındaki sınır çizgisine götürürseniz, işaretçisinin alt ve üstü oklu yatay çizgi olduğunu göreceksiniz. Sütun genişliklerini değiştirmekte yaptığınız gibi Mouse işaretçisini bu kez aşağı ve yukarı oynatırsanız, satırın yüksekliği değişecektir.
Satır yüksikliği ve sütun genişliği değiştirme işlemi sadece o sırada seçili hücre için değil, yüksekliği değişen satırdaki veya genişliği değişen sütundaki bütün hücrelere uygulanır. Aynı anda birden fazla satır veya sütunun genişliğini değiştirmek için, birinci satır veya sütunu tıkladıktan sonra, klavyede Ctrl tuşunu tutarak ikinci satır veya sütunu tıklayın; sonra en sağdaki sütunun sağ sırırını veya en alttaki satırım alt sınırını tutarak, tümünün genişliğini değiştirin.
Bu işlemleri, Biçim menüsünden Sütun veya Satır, açılacak alt menüden Genişlik veya Yükseklik maddelerini seçerek de yapabilirsiniz. Sütun için genişlik kutusunu açtığınızda genişlik ölçüsü normal metin harf boyutu ile harf sayısı olarak verilir. Satır için yükseklik kutusunda ise ölçü punto’dur.
/////////////////////////////////KUTU//////////////////////////////
Sütunlarınızı ve satırlarınızı gizlemek için
Diyelim ki şirketinizin ne kadar zarar ettiğini bütün ortakların görmesinin moralleri üzerinde olumsuz etki yapacağını düşünerek, büyük kâr-zarar tablosunda zarar sütununu herkesin görmesini istemiyorsunuz. Zarar rakamlarının yazılı olduğu sütunu seçin ve Biçim menüsünden Sütun maddesini ve Gizle seçeneğini seçin. Sütunun yerinde kalın bir çizgi belirecektir. Aynı işlemi satırlara da yapabilir, o sbırada görünmesini istemediğiniz satırları gizlelebilirsiniz Sütun veya satır siilinmiş olmaz; hala Excel sayfasının içinde yer alır. Bu imkandan ortaklarınızın moral çöküntüsünü önlemekten çok, fazla geniş sayfaları üzerinde kolay çalışabilir hale getirmekte ve yazıcıdan çabuk çıkmasını sağlamakta yararlanabilirsiniz.
Gizlenen sütun veya satırı tekrar görünür hale getirmek için gizlenmiş satır veya sütunun iki tarafındaki satır veya sütunları seçin ve Biçim menüsünden, Satır veya Sütun maddesinden Göster’i seçin.
/////////////////////////////////////////////////////////////////////
En Uygun Genişlik ve Yükseklik
Excel sayfalarınızda önce hızlı şekilde bilgi giriyor ve biçimlerdirme işini sonraya bırakıyorsanız, sıra biçimlendirmeye geldiğinde hücrelerinizdeki bilgilerin boyunu tam olarak hatırlamayabilirsiniz. Satır ve sütun genişliklerini aradaki sınır çizgisini oynatarak veya menü yoluyla değer girerek ayarlayarak sınama-yanılma yoluyla en uygun genişliği ve yüksekliği aramak zahmetli ve hatta eksik bilgilerle yazılacak sayfaları düşünürseniz masraflı olabilir.
Oysa Excel hücrelerinizin içeriğini tek tek elden geçirerek, en uygun genişlik ve yüksekliği kendisi hesaplayabilir. Bunun için genişliği veya yüksekliği değiştirilecek sütun ve satırları seçerek, Biçim menüsünden Sütun veya Satır maddesinden En Uygun Genişlik ve En Uygun Yükseklik maddelerini seçebilirsiniz.
En uygun ölçünün belirli bir hücreye göre bulunmasını, diğer hücrelerin bu hesaplamada dikkate alınmamasını istiyorsanız, önce bu hücreyi seçin; sonra En Uygun işlemine başlayan. Excel en uygun genişlik ve yüksekliği bu hücreye göre belirleyecektiir. Bu durumda hala bazı hücrelerin içerikleri görüntelenemiyor veya yazılamıyor olabilir.
Hücrelerinizde metin biçimlendirme sırasında Hücreleri Biçimlendirme’de Hizalama sekmesinde Kelime Kaydır seçeneğini işaretlemişseniz, hücrelerininiz aşırı geniş olmaz.
Koşullu Biçimlendirme
Excel’in kullanıcıya hayatı önemli ölçüde kolaylaştıran özelliklerinden biri, hücrelere verdiğiniz veya hesaplama sonucu bulanacak değerlere göre biçim vermesidir. Bu, çok geniş bilgi içeren sayfalarda, belirli değerler arasındaki verileri bulmayı kolaylaştırır. Diyelim ki, bir Excel sayfasında, satış personelinin aylık satış rakamları veya bir sınıftaki öğrencilerin notları var. Bu değerlerden söz gelimi ortalamanın altında olanların kırmızı ile gösterilmesini sağlayabilirsiniz.
Belirli şartları yerine getiren verilerin bulunduğu hücrelerin biçimini değiştirmeye Koşullu Beçimlendirme denilir. Koşullu biçimlendirme uygulayacağınız hücre grubunu seçin; ve Biçim menüsünden Koşullu Biçimlendirme maddesini tıklayın. Bunu bir örnek üzerinde gösterebiliriz. Elimizde on öğrencinin yılsonu notları var; ve ortalamanın altında kalan öğrencileri görmek istiyoruz.
Bu notların yazılı olduğu hücreleri (ama yalnızla bu hücreleri) seçelim ve Biçim menüsünden Koşullu Biçimlendirme’yi tıklayalım. Açılan koşul belirtme diyalog kutusunda, birinci koşulla ilgili unsurları göreceksiniz.
<excel2k035.tif>
Bu kutudaki birinci unsur koşulun hücre değerine veya bir formülün sonucuna bağlanmasını sağlar; biz hücre değerlerimizi bir koşulla karşılaştıracağımıza göre, hücre değerini seçiyoruz. İkinci kutuda hücre değerinin belirteceğimiz koşulla karşılaştırılması yer alıyor; ortalamanın altında kalan öğrencilere ait verileri özel biçimlendirmek istediğimize göre, bu kutuda “küçük” maddesini seçmek zorundayız. Üçüncü kutuya, aradığımız şartı yazacağız. Öğrencilerimizin aldığı notların ortalamasını hesaplamış olsaydık, burada bu rakamı sabit değer olarak yazabilirdik. Bu hesabı Excel7e de yaptırabiliriz. Kutunun içine formül yazacağımız için önce eşit işaretini koyuyoruz, ardından koşulumuzu belirtiyoruz: ORTALAMA(B2:B7). Buradaki eşit işareti kafamızı karıştırmamalı: bu işaret yüzünden şartımız “notu ortalamaya eşit öğrenciler” şeklini almıyor; şart yine ortalamadan küçük değerleri belirlemek. Eşittir işareti sadece Excel’e yazdığımız ifadenin formül olduğunu belirtiyor. Sonra kutunun içinki bölümünde ku koşul yerine gelirse, hücreye uygulanmasını istediğimiz biçimi, Biçim düğmesini tıklayarak belirtiyoruz. Tamam’ı tıkladığımızda, ortalamanın altında kalan notlar verdiğimiz yeni biçime uygun görüntülenecektir.
<excel2k036.tif>
Koşullu biçimlendirmelerimize ikinci ve üçüncü şartları da, bu kutudaki Ekle düğmesini tıklayarak ekleyebiliriz. Gereği kalmayan koşullar bu kutudaki Sil düğmesiyle silinir.
Koşulun karşılaştırılacağı değer olarak hücre değerinini değil bir dış şartı verebiliriz. Mesela, ev ödevlerine önem veren bir öğretmek olarak, ev ödevi notu 3 veya düşük olan öğrencilerin yıl sonu notlarının mavi renkle gösterilmesini sağlayabiliriz. Bu durumda, ev ödevi notlarının C2:C7 aralığında olduğunu varsayarsak, Koşullu Biçimlendirme kutusunda ikinci koşulun birinci unsuru olarak Formül’ü seçer, karşısına “=C4<3” yazarız. Eşit işareti yine Excel’e bu ifadenin bir formül olduğunu hatırlatıyor. Bir çok hücre için geçerli bir koşula uygulanacak bir formül yazdığımız halde burada sadece C4’e başvuru yapılması dikkatinizi çekmeli: Excel seçili diğer hücreler için formülü otomatik olarak değiştirecektir.
<excel2k037.tif>
Bölüm 4: Verilerin Görsel Sunuluşu
Excel, verilerin daha kolay anlaşılmasını sağlayan grafikler oluşturabilir. Veriye dayana grafikler, bir sayfanın içine gömülebileceği gibi, kendi başlarına bir sayfada da bulunabilirler. Excel grafikleri, ait olduğu sayfayla ve bağımsız sayfa halinde Excel dosyasının parçasıdır; bununla birlikte Windows panosu yoluyla veya bulunduğu sayfanın Web’de kullanılabilecek dosya biçimlerinde kaydedilmesi halinde ayrı dosya olarak kaydedilmesi mümkündür. Bu yolla başka programlara alınan Excel grafiklerinin kendilerini oüluşturan veri ile bağları kopar ve güncelleştirilemezler; Excel sayfasındaki grafikler ise veri değiştikte kendiliğinden güncelleşirler. Excel sayfalarında grafik sadece verileri daha anlaşılır hale getirmek için kullanılır. Sayfalara görsel etkiler kazandırmak için çizim araçlarını kullanmak gerekir.
Excel’in grafik sihirbazı, hemen her sayısal veriye dayanan grafik olmuşturur. Excel’in diliyle “bir adımda grafik oluşturma” imkanından yararlanarak etkili grafikler yapılabilir. Excel, bu grafikleri verilerin başlıkları, adları ve diğer özelliklerini kullanarak en anlışılır şekilde sunar. Ancak isterseniz, grafik araçlarını kullanarak, grafiklerinizi siz de biçimlendirebilirsiniz. Grafikler, ustaca tasarlandığı ve geliştirildiği taktirde, verilere yeni boyutlar, hatta yeni anlamlar kazandırabilirler. Verilerinize uygun grafik seçerken verinin anlamına uygun görsel araç kullanmalısınız. Örneğin bir gelişme eğilimi gösteren zaman dizisine pasta dilimi grafiği uygun olmaz. Bir grubun belirli bir bütündeki payını gösteren veriye de çizgi grafik kullanmamalıdır.
Grafik Sihirbazını Kullanalım
Grafik sihirbazını kullanabilmek için, sayfanızdaki bir veri grubunu seçin, ve ya ekle menüsünden Grafik maddesini seçin, ya da araç çubuğunda Grafik Sihirbazı simgesini tıklayın.
<excel2k038.tif>
Grafik sihirbazı, verinizi dört adımda grafiğe dönüştürür. Birinci adımda, kullanabileceğiniz grafik türlerini göreceksiniz. Bunlar ikiye ayrılır: Standart grafikler, ve Özel türler. Bu iki grubun arasındaki başlıca fark, özel türlerin arka planları ile çubuk, çizgi pasta dilimi gibi unsurlarının üç boyutlu olmasıdır.
Grafik sihirbazının birinci adımda görüntülediği grafik türlerinin çoğunun alt-türü vardır; bunları kutusun sağ tarafından çizim olarak görebilirsiniz. Bu kutuda ayrıca seçtiğiniz bir grafiğin verilerinize uygulanması halinde ortaya nasıl bir görünüm çıktığını o anda görüntülemenizi sağlayan bir de düğme vardır.
Verinize uygun grafik türünü çektikten sonra İleri düğmesini tıklayarak ikinci adıma geçebilirsiniz. Bu adımda grafik için kullanılacak veri kaynağını seçebilirsiniz. Grafik sihirbazını çalıştırmadan önce verilerinizi seçtiyseniz, Veri Aralığı-Seriler adlı bu kutuda, seçtiğiniz hücre aralığı gösterilir. Bu noktada hata yaptığınızı görürseniz, Veri aralığı satırınnın sağındaki İletişimi Daralt simgesini tıklarak, bu kutuyu küçültebilir ve yeni veri aralığı seçebilirsiniz. Doğu seçimi yaptıktan sonra aynı simgeyi tıklayarak kutuyşu genişletebilirsiniz. İleri düğmesini tıklarsanız, Grafik sihirbazının üçüncü adımına geçersiniz. (Kimi zaman Excel, diyelim bir öğrencilerin not dağılımıyla ilgili bir veri dizisi kendisine verildiğinde isimlerin rerede, notların nerede olduğunu birbirine karıştırabilir. Bu “isim” yerini tutan verilerin de rakam olduğu durumlarda ortaya çıkabilir. Veya Excel doğru seçim yapar, fakat sizin işinize iki dizinin yerini değiştirmek gelir. Böyle durumlarda bu kutudaki “Seri yeri” bölümünde verilerin sütunlarda mı, yoksa satırlarda mı olduğunu belirtebilirsiniz.)
İleriyi tıkladığınızda, grafiğinizin altı ögğesini belirleyebildiğiniz üçüncü adım gelir. Buradaki tercihleriniz şunları olabilir:
1. Grafikte ana başlık ve eksenlerde açıklayıcı kategori adı istiyorsanız, bunları başlıklar sekmesinde belirtebilirsiniz.
2. Eksenler sekmesinde, grafiğinizin sol ve alt kenarlarında (X ve Y eksenlerinde) ne gibi kategori yer verilmesini istediğinizi belirtebilirsiniz. Verileriniz, zaman serisi ise (ve Excel bunu anlamamışsa, bunu bu kutuda işaret edebilirsiniz.
3. Grafiğin daha anlaşılır hale gelmesi için sol ve alt eksenlerdeki değerlere göre çizilecek kılavuz çizgilerini koydurtmak, kaldırtmak veya biçimi değiştirmek için klıvuz çizgileri sekmesine gitmeniz gerekir.
4. Her grafiğin veri çubuklarına veya dilimlerinde renkli olarak gösterilen etiketlerini açıklayan bir gösterge bölümü bulunabilir. Grafiğinizde bu göstergenin yer alıp almamasını, almasını istiyorsanız grafikğe göre yerini Gösterge sekmesindeki seçeneklerle belirtebilirsiniz.
5. Verilerin etiketleri (örneğin öğrencilerin adları) ve her bir öğenin değeri (notlar) tek tek çubukların veya dilimlerin üzerinde gösterilmez. Gösterildiği taktirde grafiği tabloya çevirmiş ve anlaşılmasını güçleştirmiş olursunuz. Fakat öyle durumlar olabilir ki, çubukların, çizgilerin ve dilimlerin üzerinde verinin ait olduğu unsurun adı (etiketi) ve verinin değerini göstermek isteyebilirsiniz. Bunu Veri etiketleri sekmesinde yapabiliriz.
6. Çok seyrek de olsa, graiğin altında veri tablosunun yer alması anlamayı güçlendirir. Bunu, Veri tablosu sekmesinde “Veri tablosunu göster” seçeneğini işeretleyerek yapabilirsiniz. Bu kutudaki “Gösterge tuşlarını göster” seçeneği, grafikte hangi veri dizisinin ne renk veya desende gösterildiğine ilişkin açıklamanın tabloda da yer alıp-almamasını belirler. (Grafiğin altında, üstünde, sağında veya solunda Gösterge’ye yer vermek için Gösterge sekmesinden yararlanabilirsiniz.)
Bu kutunun İleri düğmesini tıklayarak Grafik Sihirbazı’nın son adımına gelir ve grafiğimizin hangi sayfada ve ne adla yer almasını istediğimizi belirtiriz. Excel grafiklere sırayla numara verir ve bunu varsayılan ad olarak önerir. Fakat siz grafiklerinize anlamlı adlar verebilirsiniz.
Grafik sihirbazının Geri düğmesi ile bir önceki adımda yaptığınız tercihleri değiştirmeniz mümkündür. Excel grafiklerinin, diğer çizim öğeleri gibi boyutları değiştirilebilir, oradan oraya aktarılabilir, kopyalanabilir ve yapıştırılabilirler. Excel’in çizdiği boyut size küçük geliyorsa, grafiğin içinde bir yeri tıklayın; dört köşesinde belirecek tutamakları Mouse işaretçisiyle dışarıya doğru çekerek, grafiğin boyutunu büyütün. Aynı yöntemle grafiklerinizin boyutlarını küçültebilirsiniz. Excel’ grafik öğelerini birbirine çok yakın koydu ise, her bir öğeyi Mouse işaretçisiyle tutarak, okunabileceği, diğer öğelere karışmayacağı yerlere kaydırabilirsiniz. Ve nihayet, Grafik sihirbazına oluşturttuğunuz bir grafiğin bazı özelliklerini beğenmediyseniz, işe baştan başlamadan beğenmediğiniz unsurlarını yeniden biçimleyebilirsiniz.
oluşturulmuş bir grafiği seçerek yeniden Grafik sihirbazı simgesini tıklarsanız, Sihirbaz, mevcut grafiği değiştirmek üzere açılır. Oluşturmada izlediğiniz adımları izleyerek grafiğe yeni bir şekil verebilirsiniz. Bu yolu tümüyle yeniden izlemek istemiyorsanız, grafiğin çeşitli unsurlarını sağ tıklayın; açılacak menülerde o öğeyle ilgili olarak yapılabilecek düzenlemelerin listesini göreceksiniz. Bu yolla grafiğin hemen her öğesini yeniden biçimleyebilirsiniz. Grafik öğeleri yerine boş bir yerini sağ tıklasanız, bu kez, sihirbazın dört adımında yaptığı düzenlemeleri yapabileceğiniz seçenekleri ayrı maddeler halinde göreceksiniz. Bu maddeler sizi doğruca Grafik türü, Veri kaynağı, Grafik seçenekleri, Konum ve Alan biçimleri kutularına ve sekmelerine götürecektir.

11.07.08, 01:24	#4 (permalink)
Kullanıcı Profili Başak Moderator Kullanıcı Bilgileri Üyelik tarihi: Jan 2008 Mesajlar: 7.449 Konular: 6324 Puan Grafiği Rep Puanı:14360 Rep Gücü:167 RD: Teşekkür Ettiği Teşekkür: 53 719 Mesajına 1.316 Kere Teşekkür Edlidi :	Sütun genişlikleri ve satır yükseklikleri Bir hücredeki veriler, hücreye sığmıyorsa, Excel sığmayan unsur metin ise sığmayan bölümünü göstermeyerek, değer ise hücreyi “#” işareti ile doldurarak karşılık verir. Hücrenin sütun genişliğini değiştirerek, veriye yer açabilirsiniz. Bir hücreye girdiğiniz veri ne kadar uzun olursa olsun, girildiği sırada yandaki hücre veya hücrelerin üzerine gelecek şekilde görüntülenir. Yandaki hücre işgal edildiği anda uzun metnin veya değerin yeri daralır. Hücre içeriklerini olduğu gibi görüntüleyebilmek ve yazıcıda yazdırtabilmek için iki yol izleyebilirsiniz: Mouse işaretçisi ile sütun başlığının sağ sınırını sağa doğru sürüklemek veya Biçim menüsünden yararlanmak. Mouse işaretçisini sütun harflerinin yazılı olduğu kutuların arasındaki sıhır çizgisinin üzerine götürürseniz, okun veya büyük artı işaretinin, iki tarafı oklu dik çizgiye dönüştüğünü göreceksiniz. <excel2k034.tif> Mouse işaretçisi bu durumdayken, Mouse’un sol düğmesini tutarak, işaretçiyi gerektiği kadar sağa sürüklerseniz, sütun genişliği değişecek ve tümü görüntülemeyen metin veya veri görünür hale gelecektir. Aynı yöntemle, sütunlarınızı daraltabilirsiniz. Şu işlem sırasında sütunun yeni genişliğini gösteren yukarıdan aşağı kesik bir çizgi karar vermenizi kolaylaştıracaktır. Seçtiğiniz bir yazı tipi boyutunun büyüklüğü dolayısıyla veya hücrenizde bir satınrdan fazla bilgi bulunuyorsa, bu kez sütunun genişliği kadar satırın yüksekliği de az gelebilir. Mouse işaretçisini bu kez satır adlarının bulunduğu kutuların arasındaki sınır çizgisine götürürseniz, işaretçisinin alt ve üstü oklu yatay çizgi olduğunu göreceksiniz. Sütun genişliklerini değiştirmekte yaptığınız gibi Mouse işaretçisini bu kez aşağı ve yukarı oynatırsanız, satırın yüksekliği değişecektir. Satır yüksikliği ve sütun genişliği değiştirme işlemi sadece o sırada seçili hücre için değil, yüksekliği değişen satırdaki veya genişliği değişen sütundaki bütün hücrelere uygulanır. Aynı anda birden fazla satır veya sütunun genişliğini değiştirmek için, birinci satır veya sütunu tıkladıktan sonra, klavyede Ctrl tuşunu tutarak ikinci satır veya sütunu tıklayın; sonra en sağdaki sütunun sağ sırırını veya en alttaki satırım alt sınırını tutarak, tümünün genişliğini değiştirin. Bu işlemleri, Biçim menüsünden Sütun veya Satır, açılacak alt menüden Genişlik veya Yükseklik maddelerini seçerek de yapabilirsiniz. Sütun için genişlik kutusunu açtığınızda genişlik ölçüsü normal metin harf boyutu ile harf sayısı olarak verilir. Satır için yükseklik kutusunda ise ölçü punto’dur. /////////////////////////////////KUTU////////////////////////////// Sütunlarınızı ve satırlarınızı gizlemek için Diyelim ki şirketinizin ne kadar zarar ettiğini bütün ortakların görmesinin moralleri üzerinde olumsuz etki yapacağını düşünerek, büyük kâr-zarar tablosunda zarar sütununu herkesin görmesini istemiyorsunuz. Zarar rakamlarının yazılı olduğu sütunu seçin ve Biçim menüsünden Sütun maddesini ve Gizle seçeneğini seçin. Sütunun yerinde kalın bir çizgi belirecektir. Aynı işlemi satırlara da yapabilir, o sbırada görünmesini istemediğiniz satırları gizlelebilirsiniz Sütun veya satır siilinmiş olmaz; hala Excel sayfasının içinde yer alır. Bu imkandan ortaklarınızın moral çöküntüsünü önlemekten çok, fazla geniş sayfaları üzerinde kolay çalışabilir hale getirmekte ve yazıcıdan çabuk çıkmasını sağlamakta yararlanabilirsiniz. Gizlenen sütun veya satırı tekrar görünür hale getirmek için gizlenmiş satır veya sütunun iki tarafındaki satır veya sütunları seçin ve Biçim menüsünden, Satır veya Sütun maddesinden Göster’i seçin. ///////////////////////////////////////////////////////////////////// En Uygun Genişlik ve Yükseklik Excel sayfalarınızda önce hızlı şekilde bilgi giriyor ve biçimlerdirme işini sonraya bırakıyorsanız, sıra biçimlendirmeye geldiğinde hücrelerinizdeki bilgilerin boyunu tam olarak hatırlamayabilirsiniz. Satır ve sütun genişliklerini aradaki sınır çizgisini oynatarak veya menü yoluyla değer girerek ayarlayarak sınama-yanılma yoluyla en uygun genişliği ve yüksekliği aramak zahmetli ve hatta eksik bilgilerle yazılacak sayfaları düşünürseniz masraflı olabilir. Oysa Excel hücrelerinizin içeriğini tek tek elden geçirerek, en uygun genişlik ve yüksekliği kendisi hesaplayabilir. Bunun için genişliği veya yüksekliği değiştirilecek sütun ve satırları seçerek, Biçim menüsünden Sütun veya Satır maddesinden En Uygun Genişlik ve En Uygun Yükseklik maddelerini seçebilirsiniz. En uygun ölçünün belirli bir hücreye göre bulunmasını, diğer hücrelerin bu hesaplamada dikkate alınmamasını istiyorsanız, önce bu hücreyi seçin; sonra En Uygun işlemine başlayan. Excel en uygun genişlik ve yüksekliği bu hücreye göre belirleyecektiir. Bu durumda hala bazı hücrelerin içerikleri görüntelenemiyor veya yazılamıyor olabilir. Hücrelerinizde metin biçimlendirme sırasında Hücreleri Biçimlendirme’de Hizalama sekmesinde Kelime Kaydır seçeneğini işaretlemişseniz, hücrelerininiz aşırı geniş olmaz. Koşullu Biçimlendirme Excel’in kullanıcıya hayatı önemli ölçüde kolaylaştıran özelliklerinden biri, hücrelere verdiğiniz veya hesaplama sonucu bulanacak değerlere göre biçim vermesidir. Bu, çok geniş bilgi içeren sayfalarda, belirli değerler arasındaki verileri bulmayı kolaylaştırır. Diyelim ki, bir Excel sayfasında, satış personelinin aylık satış rakamları veya bir sınıftaki öğrencilerin notları var. Bu değerlerden söz gelimi ortalamanın altında olanların kırmızı ile gösterilmesini sağlayabilirsiniz. Belirli şartları yerine getiren verilerin bulunduğu hücrelerin biçimini değiştirmeye Koşullu Beçimlendirme denilir. Koşullu biçimlendirme uygulayacağınız hücre grubunu seçin; ve Biçim menüsünden Koşullu Biçimlendirme maddesini tıklayın. Bunu bir örnek üzerinde gösterebiliriz. Elimizde on öğrencinin yılsonu notları var; ve ortalamanın altında kalan öğrencileri görmek istiyoruz. Bu notların yazılı olduğu hücreleri (ama yalnızla bu hücreleri) seçelim ve Biçim menüsünden Koşullu Biçimlendirme’yi tıklayalım. Açılan koşul belirtme diyalog kutusunda, birinci koşulla ilgili unsurları göreceksiniz. <excel2k035.tif> Bu kutudaki birinci unsur koşulun hücre değerine veya bir formülün sonucuna bağlanmasını sağlar; biz hücre değerlerimizi bir koşulla karşılaştıracağımıza göre, hücre değerini seçiyoruz. İkinci kutuda hücre değerinin belirteceğimiz koşulla karşılaştırılması yer alıyor; ortalamanın altında kalan öğrencilere ait verileri özel biçimlendirmek istediğimize göre, bu kutuda “küçük” maddesini seçmek zorundayız. Üçüncü kutuya, aradığımız şartı yazacağız. Öğrencilerimizin aldığı notların ortalamasını hesaplamış olsaydık, burada bu rakamı sabit değer olarak yazabilirdik. Bu hesabı Excel7e de yaptırabiliriz. Kutunun içine formül yazacağımız için önce eşit işaretini koyuyoruz, ardından koşulumuzu belirtiyoruz: ORTALAMA(B2:B7). Buradaki eşit işareti kafamızı karıştırmamalı: bu işaret yüzünden şartımız “notu ortalamaya eşit öğrenciler” şeklini almıyor; şart yine ortalamadan küçük değerleri belirlemek. Eşittir işareti sadece Excel’e yazdığımız ifadenin formül olduğunu belirtiyor. Sonra kutunun içinki bölümünde ku koşul yerine gelirse, hücreye uygulanmasını istediğimiz biçimi, Biçim düğmesini tıklayarak belirtiyoruz. Tamam’ı tıkladığımızda, ortalamanın altında kalan notlar verdiğimiz yeni biçime uygun görüntülenecektir. <excel2k036.tif> Koşullu biçimlendirmelerimize ikinci ve üçüncü şartları da, bu kutudaki Ekle düğmesini tıklayarak ekleyebiliriz. Gereği kalmayan koşullar bu kutudaki Sil düğmesiyle silinir. Koşulun karşılaştırılacağı değer olarak hücre değerinini değil bir dış şartı verebiliriz. Mesela, ev ödevlerine önem veren bir öğretmek olarak, ev ödevi notu 3 veya düşük olan öğrencilerin yıl sonu notlarının mavi renkle gösterilmesini sağlayabiliriz. Bu durumda, ev ödevi notlarının C2:C7 aralığında olduğunu varsayarsak, Koşullu Biçimlendirme kutusunda ikinci koşulun birinci unsuru olarak Formül’ü seçer, karşısına “=C4<3” yazarız. Eşit işareti yine Excel’e bu ifadenin bir formül olduğunu hatırlatıyor. Bir çok hücre için geçerli bir koşula uygulanacak bir formül yazdığımız halde burada sadece C4’e başvuru yapılması dikkatinizi çekmeli: Excel seçili diğer hücreler için formülü otomatik olarak değiştirecektir. <excel2k037.tif> Bölüm 4: Verilerin Görsel Sunuluşu Excel, verilerin daha kolay anlaşılmasını sağlayan grafikler oluşturabilir. Veriye dayana grafikler, bir sayfanın içine gömülebileceği gibi, kendi başlarına bir sayfada da bulunabilirler. Excel grafikleri, ait olduğu sayfayla ve bağımsız sayfa halinde Excel dosyasının parçasıdır; bununla birlikte Windows panosu yoluyla veya bulunduğu sayfanın Web’de kullanılabilecek dosya biçimlerinde kaydedilmesi halinde ayrı dosya olarak kaydedilmesi mümkündür. Bu yolla başka programlara alınan Excel grafiklerinin kendilerini oüluşturan veri ile bağları kopar ve güncelleştirilemezler; Excel sayfasındaki grafikler ise veri değiştikte kendiliğinden güncelleşirler. Excel sayfalarında grafik sadece verileri daha anlaşılır hale getirmek için kullanılır. Sayfalara görsel etkiler kazandırmak için çizim araçlarını kullanmak gerekir. Excel’in grafik sihirbazı, hemen her sayısal veriye dayanan grafik olmuşturur. Excel’in diliyle “bir adımda grafik oluşturma” imkanından yararlanarak etkili grafikler yapılabilir. Excel, bu grafikleri verilerin başlıkları, adları ve diğer özelliklerini kullanarak en anlışılır şekilde sunar. Ancak isterseniz, grafik araçlarını kullanarak, grafiklerinizi siz de biçimlendirebilirsiniz. Grafikler, ustaca tasarlandığı ve geliştirildiği taktirde, verilere yeni boyutlar, hatta yeni anlamlar kazandırabilirler. Verilerinize uygun grafik seçerken verinin anlamına uygun görsel araç kullanmalısınız. Örneğin bir gelişme eğilimi gösteren zaman dizisine pasta dilimi grafiği uygun olmaz. Bir grubun belirli bir bütündeki payını gösteren veriye de çizgi grafik kullanmamalıdır. Grafik Sihirbazını Kullanalım Grafik sihirbazını kullanabilmek için, sayfanızdaki bir veri grubunu seçin, ve ya ekle menüsünden Grafik maddesini seçin, ya da araç çubuğunda Grafik Sihirbazı simgesini tıklayın. <excel2k038.tif> Grafik sihirbazı, verinizi dört adımda grafiğe dönüştürür. Birinci adımda, kullanabileceğiniz grafik türlerini göreceksiniz. Bunlar ikiye ayrılır: Standart grafikler, ve Özel türler. Bu iki grubun arasındaki başlıca fark, özel türlerin arka planları ile çubuk, çizgi pasta dilimi gibi unsurlarının üç boyutlu olmasıdır. Grafik sihirbazının birinci adımda görüntülediği grafik türlerinin çoğunun alt-türü vardır; bunları kutusun sağ tarafından çizim olarak görebilirsiniz. Bu kutuda ayrıca seçtiğiniz bir grafiğin verilerinize uygulanması halinde ortaya nasıl bir görünüm çıktığını o anda görüntülemenizi sağlayan bir de düğme vardır. Verinize uygun grafik türünü çektikten sonra İleri düğmesini tıklayarak ikinci adıma geçebilirsiniz. Bu adımda grafik için kullanılacak veri kaynağını seçebilirsiniz. Grafik sihirbazını çalıştırmadan önce verilerinizi seçtiyseniz, Veri Aralığı-Seriler adlı bu kutuda, seçtiğiniz hücre aralığı gösterilir. Bu noktada hata yaptığınızı görürseniz, Veri aralığı satırınnın sağındaki İletişimi Daralt simgesini tıklarak, bu kutuyu küçültebilir ve yeni veri aralığı seçebilirsiniz. Doğu seçimi yaptıktan sonra aynı simgeyi tıklayarak kutuyşu genişletebilirsiniz. İleri düğmesini tıklarsanız, Grafik sihirbazının üçüncü adımına geçersiniz. (Kimi zaman Excel, diyelim bir öğrencilerin not dağılımıyla ilgili bir veri dizisi kendisine verildiğinde isimlerin rerede, notların nerede olduğunu birbirine karıştırabilir. Bu “isim” yerini tutan verilerin de rakam olduğu durumlarda ortaya çıkabilir. Veya Excel doğru seçim yapar, fakat sizin işinize iki dizinin yerini değiştirmek gelir. Böyle durumlarda bu kutudaki “Seri yeri” bölümünde verilerin sütunlarda mı, yoksa satırlarda mı olduğunu belirtebilirsiniz.) İleriyi tıkladığınızda, grafiğinizin altı ögğesini belirleyebildiğiniz üçüncü adım gelir. Buradaki tercihleriniz şunları olabilir: 1. Grafikte ana başlık ve eksenlerde açıklayıcı kategori adı istiyorsanız, bunları başlıklar sekmesinde belirtebilirsiniz. 2. Eksenler sekmesinde, grafiğinizin sol ve alt kenarlarında (X ve Y eksenlerinde) ne gibi kategori yer verilmesini istediğinizi belirtebilirsiniz. Verileriniz, zaman serisi ise (ve Excel bunu anlamamışsa, bunu bu kutuda işaret edebilirsiniz. 3. Grafiğin daha anlaşılır hale gelmesi için sol ve alt eksenlerdeki değerlere göre çizilecek kılavuz çizgilerini koydurtmak, kaldırtmak veya biçimi değiştirmek için klıvuz çizgileri sekmesine gitmeniz gerekir. 4. Her grafiğin veri çubuklarına veya dilimlerinde renkli olarak gösterilen etiketlerini açıklayan bir gösterge bölümü bulunabilir. Grafiğinizde bu göstergenin yer alıp almamasını, almasını istiyorsanız grafikğe göre yerini Gösterge sekmesindeki seçeneklerle belirtebilirsiniz. 5. Verilerin etiketleri (örneğin öğrencilerin adları) ve her bir öğenin değeri (notlar) tek tek çubukların veya dilimlerin üzerinde gösterilmez. Gösterildiği taktirde grafiği tabloya çevirmiş ve anlaşılmasını güçleştirmiş olursunuz. Fakat öyle durumlar olabilir ki, çubukların, çizgilerin ve dilimlerin üzerinde verinin ait olduğu unsurun adı (etiketi) ve verinin değerini göstermek isteyebilirsiniz. Bunu Veri etiketleri sekmesinde yapabiliriz. 6. Çok seyrek de olsa, graiğin altında veri tablosunun yer alması anlamayı güçlendirir. Bunu, Veri tablosu sekmesinde “Veri tablosunu göster” seçeneğini işeretleyerek yapabilirsiniz. Bu kutudaki “Gösterge tuşlarını göster” seçeneği, grafikte hangi veri dizisinin ne renk veya desende gösterildiğine ilişkin açıklamanın tabloda da yer alıp-almamasını belirler. (Grafiğin altında, üstünde, sağında veya solunda Gösterge’ye yer vermek için Gösterge sekmesinden yararlanabilirsiniz.) Bu kutunun İleri düğmesini tıklayarak Grafik Sihirbazı’nın son adımına gelir ve grafiğimizin hangi sayfada ve ne adla yer almasını istediğimizi belirtiriz. Excel grafiklere sırayla numara verir ve bunu varsayılan ad olarak önerir. Fakat siz grafiklerinize anlamlı adlar verebilirsiniz. Grafik sihirbazının Geri düğmesi ile bir önceki adımda yaptığınız tercihleri değiştirmeniz mümkündür. Excel grafiklerinin, diğer çizim öğeleri gibi boyutları değiştirilebilir, oradan oraya aktarılabilir, kopyalanabilir ve yapıştırılabilirler. Excel’in çizdiği boyut size küçük geliyorsa, grafiğin içinde bir yeri tıklayın; dört köşesinde belirecek tutamakları Mouse işaretçisiyle dışarıya doğru çekerek, grafiğin boyutunu büyütün. Aynı yöntemle grafiklerinizin boyutlarını küçültebilirsiniz. Excel’ grafik öğelerini birbirine çok yakın koydu ise, her bir öğeyi Mouse işaretçisiyle tutarak, okunabileceği, diğer öğelere karışmayacağı yerlere kaydırabilirsiniz. Ve nihayet, Grafik sihirbazına oluşturttuğunuz bir grafiğin bazı özelliklerini beğenmediyseniz, işe baştan başlamadan beğenmediğiniz unsurlarını yeniden biçimleyebilirsiniz. oluşturulmuş bir grafiği seçerek yeniden Grafik sihirbazı simgesini tıklarsanız, Sihirbaz, mevcut grafiği değiştirmek üzere açılır. Oluşturmada izlediğiniz adımları izleyerek grafiğe yeni bir şekil verebilirsiniz. Bu yolu tümüyle yeniden izlemek istemiyorsanız, grafiğin çeşitli unsurlarını sağ tıklayın; açılacak menülerde o öğeyle ilgili olarak yapılabilecek düzenlemelerin listesini göreceksiniz. Bu yolla grafiğin hemen her öğesini yeniden biçimleyebilirsiniz. Grafik öğeleri yerine boş bir yerini sağ tıklasanız, bu kez, sihirbazın dört adımında yaptığı düzenlemeleri yapabileceğiniz seçenekleri ayrı maddeler halinde göreceksiniz. Bu maddeler sizi doğruca Grafik türü, Veri kaynağı, Grafik seçenekleri, Konum ve Alan biçimleri kutularına ve sekmelerine götürecektir.