Fonksiyonlar
İşlev (fonksiyon), Excel’in kullanılmaya hazır formülleridir. Bu denklemleri, kendi formüllerimizde kullanabiliriz. Excel’in işlevleri, kullanıldıkları alanlara göre şu gruplara ayrılır: Arama ve Başvuru, Bilgi, DDE ve Dış, Finansal, İstatistiksel, Mantıksal, Matematik ve Trigonometri, Metin, Mühendislik, Tarih ve Saat, Veritabanı ve Liste Yönetimi. Bu gruplarda yer alan 333 fonksiyonun adlarını ve yaptıkları işi bu kitapçığın ek bölümünde bulabilirsiniz. Grup adlarından da anlaşıldığı üzere bu işlevler Excel’in sadece tablo ve tablolardaki sayıların toplanıp çıkartılmasıyla sınırlı olmadığını gösteriyor. Ancak Excel’i bilimsel ve malî işlerde kullananların işine yaramakla birlikte, bunlar Excel’in günlük işlerinde kullananların her an başvuracağı işlevler de değildir. Bununla birlikte Excel ile çok daha ileri düzeyde başarıya ulaşmak için işlevleri kullanmak gerekir.
İşlevler, genellikle bir ya da daha çok değer alarak, ortaya bir değer çıkartırlar. Bir formülde işlev kullanma örneğini birlikte yapabiliriz. Diyelim ki yukarıdaki örnekte yaptığımız satın almalara ödediğimiz paranın ortalamasını bulmak istiyoruz. Bu hesabı, kağıt kalemle yapsaydık, D2’den D10’a kadar olan bütün rakamları toplar, aldığımız mal adetine bölerdik. Buna göre, aldığımız dokuz kalem mala toplam 157.390.000 TL ödediğimize göre, ortalama masrafımız 17.487.778 TL olurdu. Fakat listemiz böyle dokuz kalemlik değil de 10 binlerce satır içeriyorsa, bu hesabı ancak bir formülle ve formülün içine bir fonksiyon koyarak yapabiliriz.
Yukarıda örneğini gördüğünüz sayfada 11’nci satıra Toplam masrafımızı yazdırdığımızı düşünürsek, 12’nci satırda D sütununa ortalama hesabını yaptırtabiliriz. Bunun için D12’yi seçip, formül çubuğundaki eşittir işaretini tıklayın; Excel formül çubuğunun altında formül paleti adı verilen kutuyu açacaktır. Palet açılmadan önce ad kutusunun bulunduğu yerde, bu kez içinde son kullandığınız işlevin adı yazılı olan işlev seçme kutusunu göreceksiniz. Bu kutunun sağındaki aşağı oku tıklarsanız, Excel’in sık kullanılan işlevlerden derlediği bir liste görüntülenir. Aradığınız işlev bu listede yoksa, listenin altındaki “Ek işlevler” satırını tıklayarak, Excel’e işlev seçme diyalog kutusunu açtırabilirsiniz. Aradığımız Ortalama adlı işlev bu listede bulunduğu için, işlev seçme kutusunu açmıyoruz; Ortalama kelimesini tıklıyoruz.
<excel2k016tif>
Excel, seçili D12’nin üzerinde yer alan ve ortalama hesabına katılabilecek bütün hücrelerin ortalama hesabına katılmasını arzu edebileceğimiz varsayımı ile D2’den D11’e kadar olan hücreleri formüle dahil ediyor. Fakat D11’i bu hesabın dışında tutmak zorundayız. Dolayısıyla, Sayı1 kutusunun sağındaki hücre grubu seçme simgesini tıklıyoruz; formül paleti, bütün tablonun görünmesine izin verecek şekilde yukarı kalkıyor. Şimdi istediğimiz hücreleri ortalama hesabına katılmak üzere seçebiliriz. Mouse işaretçisini D2’den D10’e kadar sürüklüyoruz. Bu hücrelerin çevresinde kesik çizgili hareketli çerçeve oluşuyor.
<excel2k017tif>
Dikkat ederseniz; Excel seçtiğimiz hücrelerin aralığını, hem formül çubuğuna, hem küçülmüş olan formül paletine, hem de formülün içine konulacağı D21’ye yazmış bulunuyor. Paletin sağındaki küçük tablo simgesini tıklayarak paleti tekrar genişletebiliriz. Bu kez Sayı1 kutusunda doğru hücrelerin adresi (D210) yer aldığına göre, Tamam düğmesini tıklayabiliriz. Bu noktada formül paletinin formül icra edilmiş gibi sonucu hesapladığına ve gösterdiğine dikkat edin. Formülümüz ve seçtiğimiz fonksiyon bir sebeple sonuç vermeseydi, burada hata mesajını görebilirdik. Kimi zaman buradan formülün hatalı sonuç vereceğini anlamak ve daha fazla ilerlemeden formülü düzeltmek imkanı da olabilir.
Formül paletini kapattığım anda, D12’de aradığımız ortalama hesabının sonucu gösteriliyor. Excel’in formül paletini açmanın başka bir yolu, bir hücre seçili iken, araç çubuğunda İşlev Yapıştır simgesini tıklamaktır.
<excel2k018tif>
Excel’i tasarlayanlar, bu güçlü işlevlerinden en çok kullanılanı, otomatik toplam işlevini araç çubuğuna da koymuş bulunuyorlar.
<excel2k019tif>
Bu simge Excel’in TOPLA işlevini harekete geçirir. Excel’e otomatik toplama yaptırmak için:
1. Toplamın içine yazılacağı hücreyi seçin. Eğer bir sütunda alt alta bulunan hücreleri toplamını alacaksanız, dizinin en son rakamının altındaki hücreyi seçin.
2. Araç buçuğunda otomatik toplam simgesini tıklayın. Excel, formül çubuğuna, seçili hücreden yukarı doğru, matematik işlem yapılabilir yani içinde metin olmayan bütün hücreleri otomatik olarak seçecek ve bunları kullanan bir TOPLA işlevi formülü yazacaktır.
3. Yaptırmak istediğini otomatik toplama işlemi bu hücreleri içerecekse, yani Excel doğru seçim yapmışsa Enter’a basın. Excel’in tahmini doğru değilse, Mouse işaretçisiyle, istediğiniz hücreleri seçebilirsiniz.
Otomatik Toplam işlevini bir birine komşu olmayan hücrelerin içeriğini kullanarak yaptırmak istiyorsanız, Excel’in seçimi sürdüğü sırada, klavyede Ctrl tuşunu tutarak ve Mouse işaretçisiyle tarayarak, diğer hücre veya hücre gruplarını seçebilirsiniz. Örneğin, “=TOPLA(C2:C4;C6:C7;C9:C10)” geçerli bir otomatik toplama işlevi olur.
////////////////////////////////////KUTU//////////////////////////////////
Hata Mesajları
Excel, formüllerde hata affetmez; buna karşılık hatanın neden kaynaklandığını da geniş bir biçimde anlatmaz. Excel’in belli başlı hata mesajları şunlardır:
##### Bulunan sonuç hücrenin gösterebileceğinden daha geniş; sütun genişliğıini arttırmalısınız. Yaptırdığınız hesap eksi sonuç veren bir tarih ve/veya saat formülü içeriyorsa yine bu hata mesajını görebilirsiniz.
#AD? Bir formülde tanımlanmamış bir grup veya hücre adı kullanıyorsunuz.
#BAŞV! Formülünüz artık varolmayan bir hücre veya hücre grubundan değer almaya çalışıyor.
#BOŞ! Birbirine dokunmayan hücreleri bir grup olarak belirtiyorsunuz; muhtemelen grup adreslerinden birinin önünde boşluk var.
#BÖL/0! Bir formülde bir sayı sıfıra bölünmek istenirse ortaya çıkar; formüllerinizin boş bir hücreden değer istememesine dikkat edin.
#DEĞER! Formülünüzde bir metni işlem maksadıyla kullanıyorsunuz veya yanlış tür değişken kullanmak istiyorsunuz. Bu hata Formül Otomatik Düzelt komutunun formülü düzeltemediği durumlarda da doğar.
#SAYI! Bir formüldeki veya fonksiyondaki bir sayı geçerli değil; ya da Excel formülde kullanacağı bir sayıyı henüz hesaplamış değil.
#YOK Bir değer, bir işlevde veya formülde herhangi bir sebeple kullanılamıyorsa ortaya çıkar. Doldurmakta olduğunuz bir tabloda bazı hücrelerde değer yoksa, yazdığınız formüllerin sizi uyarması için bu hücrelere #YOK yazın; formüller #YOK mesajı verecektir.
(Excel hata mesajlarının tam listesi ve muhtemel sebepleri için ek bölüme bakabilirsiniz)
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Formüllerde Ad Kullanalım
Excel sayfalarınızda hücre gruplarını adlandırırsanız, formüllerinizde bu adları kullanabilirsiniz. Sayfalarınızda veri gruplarını adlandırmak formül yazmayı ve okumayı kolaylaştırır. Örneğin, “=TOPLA(C2: C10)” şeklindeki bir formül sayfanızı bir süre açtığınızda anlamlı gelmeyebilir. Buna karşılık “=TOPLA(Toplamlar)” formülünün size büyük toplamı vermek üzere yazıldığını ne zaman görseniz, anlamanız daha kolay olur.
Daha önce hücreleri nasıl adlandırdığımızı ele almıştık. Şimdi bu adlardan yararlanarak, yukarıdaki örneekte yazdığımız formülü yeniden yazalım. (Yukarıdaki alıştırmayı yaptıysanız, toplamların yazılı olduğu D210 aralığındaki bütün hücrelerin içeriğini silmeniz gerekir.)
D2 hücresine toplamada kullanılacak veri grubuna adıyla hitap ettiğimiz (içeriğini istediğimiz veya Excel’in deyimi ile “başvurduğumuz”) bir formül yazmak için, D2’yi seçiyoruz; ve formül çubuğuna “=” işaretini yazıyoruz; veri adlarınızı aynen oluşturduğunuz veya tanımladığınız şekliyle ezbere biliyorsanız, bu noktada gerekli veri gruplarının adlarını klavyeden yazmaya devam edebilirizsiniz. Fakat Excel bunun kolay bir yolunu sağlıyor. Bu noktada menü çubuğunda Ekle menüsünden, Ad maddesini, onun açağı altmenüsden de Yapıştır maddesini seçin. Excel, açık sayfada daha önce oluşturulmuş bütün isimlerin listesini içeren Ad Yapıştır kutusunu açıyor.
<excel2k020tif>
Veri gruplarımıza verdiğimiz isimlerin anlamlı olmasının önemi burada çıkıyor: Birim_Fiyatı adını seçerek, Tamam’ı tıklayın. Formül çubuğuna seçtiğiniz ad yapıştırılınca. çarpı işaretini (*) koyun ve aynı yolla Adet adını yapıştırın. Klavyeden Enter tuşuna bastığınızda, formülünüz hesaplanacaktır. Şimdi, D2’nin Doldur Tutamağını seçerek, D10’a kadar olan hücrelerinize aynı formülü yazdırtabilirsiniz.
<excel2k021tif>
Formül Kopyalama ve Mutlak Adres Başvurusu
Excel’in yukardaki örneklerde içine formül yazdığımız bir hücredeki formülü Otomatik Doldurma yöntemiyle, başarılı şekilde diğer hücrelere de uyguladığını gördük. Şimdi Excel’e yeni bir formülle yeni bir işlem yaptıralım; ve bu formülü diğer hücrelere kopyalayalım. Bakalım o kadar başarılı olacak mı?
Yukarıdaki örneklerde geçen satın alma işlemlerinden sonra, aldığımız her bir büro malzemesinin toplam masraflarımız içindeki oranını belirlemek istersek; kağıt kalemle bir yüzde hesabı yapabiliriz. Örneğin, kağıda verdiğimiz 67.500.000 TL’nin toplam masrafımız olan 157.390.000 TL içindeki oranı, % 42.89 veya yaklaşık yüzde 43 olarak bulunabilir. Bu hesabı, yukarıdaki örnekte E2 hücresine, öğrendiğimiz formül girme tekniklerinden biriyle girelim: “=D2*100/D11” (veya D2/D11*100). Bu noktada, Excel, B2:B10 aralığındaki veriler para birimi olarak biçimlendirildiği için E2’de bulduğu değeri TL olarak gösterebilir. Bunu sonra düzeltebiliriz. Şimdi E2’nin otomatik doldurma tutamağını tutarak, E10’a kadar çekelim. Ortaya şuna benzer bir görünüm çıkmış olmalı:
<excel2k022tif>
Bu başarısızlığın sebebi, hücre başvurularının göreli veya mutlak olmasına ilişkin kurala uymamış olmamızda gizli. Hatırlarsanız, “Daima” diye okunan $ işaretiyle, mutlak hücre adresi yazabildiğimizden söz etmiştik. Otomatik doldurma yönteminde Excel’in bütün yaptığı, bir önceki değeri veya değişkeni alarak, bir arttırmak ve yeni hücreye yazmaktan ibarettir. E3 ve diğer hücreleri tıklar ve içlerinde yazılı olan formüllere bakarsanız, Excel’in sadece E2’deki formülü alıp, hücre başvurularının satır bölümünü birer arttırdığını göreceksiniz. Oysa biz burada genel toplam rakamının yazılı olduğu D11’in adresinin değişmesini istemiyoruz. Bu adresin bütün formüllerde mutlak kalması gerekir, ki bütün hücreler için uyarlandığında, oran hesabı doğru yapılabilsin.
Bunu sağlamak için, hücre adres sistemimizde, başvurunun mutlak adrese yapılması gerektiğini belirten “Daima” ($) işaretine başvurmamız gerekir. Şimdi, tutamağı kaybetmiş olduğumuza göre (Aralıktaki bir diğer lücreyi tıkladığımız için otomatik doldurulan E2:E10 aralığının tümü seçili değil; dolayısıyla E10’da tutamak yok!) bu hücreleri tıklayıp, klavyeden Del tuşuna basarak içlerini boşaltalım ve E2’yi yeniden tıklayalım. Formül kutusunda, biraz önce yazdığımız formülü göreceksiniz. Formül kutusunu tıklayarak içinde, D11’i mutlak hale getirelim: “=D2*100/$D$11” (veya D2/$D$11*100). Sonra, E2’nin tutamağını tutup, E10’a kadar sürüklleyelim. Sonuç şuna benzer olmalı:
<excel2k023tif>
Hücre içeriklerini şekillendirme işini sonra yapabiliriz. Hesabın doğru olup olmadığını, E11’e otomatik toplam işleviyle E2:E10’un toplamını yazdırabilirsiniz.
Şimdi, E3 ile E10 arasında bir hücreyi tıklarsanız, formül çubuğunda, bu satıra ait tutar rakamının başvuru adresinin değiştirildiğini, örneğin E6 için D6 olduğunu, fakat D11’in değişmeden kaldığını göreceksiniz. Bunu, D11 adresini formüle “Daima D, Daima 11” şeklinde yazdırmış olmamız sağlıyor. Kimi hesaplarda sütun adının mutlak kalmasını (örneğin $B11) veya satır sayısının mutlak kalmasını (B$11) sağlamak gerekebilir. Bazen bir sayfada aldığımız bir sonucu veya yazdığımız bir değeri, başka bir sayfada kullanmak isteyebiliriz. Diyelim ki, açık kitabın 2’nci sayfasında bir hücreye birinci sayfanın A1 hücresindeki değer ile ikinci sayfada A1’deki değeri alıp, çarpmasını sağlayan bir formül girmek istiyorsunuz. Örneğin “=Sayfa1!A1*A1” böyle bir işlemi sağlar. Ya da Excel’de iki kitap açtınız ve kitaplardan birinde, diğerininin bir sayfasında bir hücreye başvurmak istiyorsunuz. Diyelim ki Excel’de üç kitap birden açık ve Kitap1’de, bir hücrede, Kitap2’in ikinci sayfasındaki C2’nin değeri ile Kitap3’ün üçüncü sayfasındaki E8’in değerini çarpmasını gerektiren bir formül girmek istiyoruz. Bunu şöyle yapabiliriz:
=[Kitap2]Sayfa1!C2*[Kitap3]Sayfa2!E8
Buna “bağlantı başvurusu” adı verilir. aslında bağlantı başvurusu yapabilmek için Excel kitabının açık olması bile gerekmek. Sadece Excel’e kitabı sabit diskte nerede bulabileceğini ayrıntılı olarak söylemek gerekir. Örneğin:
=’c:\Belgelerim\[Kitap2]Sayfa1’!C2*’c:\Belgelerim\[Kitap3]Sayfa1’!E8
Burada dikkat edeceğiniz nokta, disk adından sayfa adına kadar olan bölümün tek tırnak işareti içine alındığıdır. Ayrıca başvuruda bulunduğunuz Excel kitabının adında boşluk varsa tek tırnak zorunluğu yine vardır. Örnek olarak biraz önce oluşturduğumuz “büro hesapları” kitabına başvuruda bulunurken, formülümüz şöyle olmalıdır:
='[büro hesabi]Sayfa1'!C2*'[büro hesabi]Sayfa1'!C8
/////////////////////////KUTU//////////////////////////////////
Dış bağlantıları kesebilirsiniz
Özellikle grup çalışması yapılan ortamlarda, Excel sayfalarınıza dışarıdaki Excel dosyalarından bağlantı başvuruları koyduğunuzda, bu dosyaların silinmesi veya başkara yere aktarılması, sizin Excel sayfalarınızda hataya yol açar. Bu tür bilgileri formül yoluyla elde ettikten sonra bağlantıyı kesebilirsiniz. Bu dosyalar henüz yerinde durduğu sırada:
1. Dış bağlantısı olan hücre veya hücre aralığını seçin;
2. Klavyeden Ctrl+C’ye basarak, araç çubuğunda Koplaya simgesini tıklayarak, hücreyi veya grubu sağ-tıklayarak açılacak menüden veya Düzen menüsünden Kopyala maddesini seçerek, bu hücreleri panoya kopyalayın;
3. Düzen menüsünden Özel Yapıştır maddesini seçin;
4. Açılan Özel Yapıştır kutusunda Değerleri seçeneğinin önüne işaret koyun, Tamam’ı tıklayın.
Sayfanızın dış bağlantıları kesilmiş; dış bağlantılı formüller hesaplanarak verdikleri sonuçlar yerine yazılmış olacaktır. Bunun bir sakıncası o Kitaplar güncelleştiğinde, sizin sayfanızdaki hesaplar güncellenemeyecektir.
Bağlantıları Güncelleme
Excel sayfalarınızdaki dış bağlantılar, bağlantılı oldukları dosyalar yerinde duruyorsa, Excel bağlantı içeren kitabı açtığınızda diğer kitaplardaki değişikliği farkederek sizi uyaracaktır.
<excel2k023tif>
Bu uyarıda Tamam’ı tıklamak hesaplarınızı güncelleyecektir. Kimi zaman açık kitaptaki bağlantıları güncellemek isteyebilirsiniz. Bunun için Düzen menüsünde Bağlantılar’ı seçin; açılacak kutuda Şimdi Güncelleştir düğmesini tıklayın.
//////////////////////////////KUTU BİTTİ///////////////////////
Bölüm 3: Excel Sayfalarını Biçimlendirelim
Excel gibi, on parmağında on marifet olan bir uygulama programının, sayfalarını göründüğü kadar biçimsel güzellikten uzak tutması beklenemez. Excel ile masaüstü yayıncılık yapamazsınız, ama sayfalarınızı tabir yerinde ise insan içine çıkabilir hale getirebilirsiniz. Sayfa <BURAYA RESİM EXCEL2K021.TIF’İN BULUNDUĞU SAYFA NO GİRECEK>’de <’da> gördüğünüz Excel sayfasının, böyle bir hücre ve metin biçimlendirme çabasından sonraki görünümü şöyle olabilir:
<excel2k025.tif>
Excel, sayfaların işlevselliğini ve okunurluğu arttırabilmek amacıyla, altı grupta toplayabileceğimiz biçimlendirme imkanı sağlar:
1. Sayıları biçimlendirme
2. Hizalama
3. Yazı tipi belirleme
4. Hücre ve hücre gruplarına çerçeve (kenarlık) verme
5. Hücre ve hücre gruplarına desen verme
6. Sütun ve sıraları biçimlendirme
Excel, bu biçimlendirmelerden bir çoğunun uygulandığı çok sayıda otomatik biçimlendirmeye sahiptir. Çoğu zaman böyle bir otomatik biçimlendirmeyi seçip, sonra bu biçimi arzu ettiğiniz şekle kavuşturmak daha kolay olabilir.
Sayı Biçimlendirme
Herhangi bir hücreye yazdığınız değer, metin veya girilmesini sağladığınız diğer öğeler, Excel tarafından varsayılan biçimlendirme türü olan Genel grubuna sokulur ve özel bir biçim verilmez. Bu grupta sayılan verileriniz girdiğiniz gibi görüntülenir. Bununla birlikte isterseniz sayı olan verilerinizi şu gruplardan birine sokabilir ve bu gruplar için sağladığı önceden tanımlanmış biçimleri uygulatabilirsiniz:
t Sayı: Genel sayı görünümünde, istediğiniz kadar ondalık basamak ve binler basamaklarını ayıran nokta bulunabilir; negatif sayılar kırmızı olarak gösterilebilir.
t Para Birimi: Para birimi görünümünde, istediğiniz kadar ondalık basamak bulunabilir. İsterseniz rakamın arkasına bir para birimi simgesi (TL, $, vs.) koyabilirsiniz. Para birimlerinde binler basamaklarını ayıran nokta bulunur; negatif sayılar kırmızı olarak gösterilebilir.
t Finansal: Finansal sayı görünümünde, istediğiniz kadar ondalık basamak bulunabilir. İsterseniz rakamın arkasına bir para birimi simgesi (TL, $, vs.) koyabilirsiniz.
t Tarih: Tarih belirten veriler, 15 ayrı görünümde biçimlenebilir (5 Temmuz 1999, Temmuz 5, 1999, 05-07-99 gibi). Bu tür işaretlenen sayılarla tarih hesapları yapılabilir.
t Saat: Saat belirten verilen 8 ayrı görünümde biçimlenebilir. İsterseniz saat ve tarihi birlikte kullanabilirsiniz (5/7/1999 14:55 gibi). Bu tür işaretlenen sayılarla saat (ve tarih) hesapları yapılabilir.
t Yüzde Oranı: Yüzde görünümünde, istediğiniz kadar ondalık basamak bulunabilir. (Bu, yüzde oranı olarak tayin edilen sayıların hesaplanmasında kullanılan genel görünümdür; dolayısıyla yüzde işareti sayıdan sonra kullanılır.)
t Kesir: Kesir biçiminde sayılarınız ya sizin verdiğiniz hane sayısına göre (4/5, 67/88, 356/789 gibi) üç ayrı türde, ya da 2, 4, 8, 10, 16 ve 100 tabanlı olarak görüntülenir.
t Bilimsel: Çok uzun sayılarınızın kısa yazılmasında kullanılan bilimsel notasyona çevrilmesini sağlar (123456789=1,23E+08 gibi)
t Metin: Metin sayılan rakamlarınızın özel bir görünümü yoktur. Bunları diğer metinleri biçimlendirdiğiniz gibi biçimlendirebilirsiniz.
t Özel: Excel, Posta kodu, telefon numarası, (ABD için) sosyal sigortalar numarası, ondalık bölümü olmayan yüzde ve ondalık bölümü olan yüzde görünümü şeklinde beş özel türe sahiptir. Buradaki yüzdelerde % işareti sayının önüne konur. Bu şekilde işaretlenen sayılarla genel sayı işlemleri yapılır.
t İsteğe Uyarlanmış: Excel, sayılarını isteğinize göre biçimlendirme imkanı ver verir. Bu yolla girilen veya hesap yoluyla bulunan değerlerin önüne, arkasına istediğiniz kadar sıfır koymak, belirli bir biçimde ve basamak sayısında girilmesini sağlamak (örneğin bir sütuna mutlaka 5 basamaklı sayı girilmesi gibi), rakam yerine yanlışlıkla harf girilmesini veya boş bırakılmasını önlemek gibi imkanlarınız olabilir.
Sayı olan değerlerinizi belirli görünümlere kavuşturmak için bulundukları hücre veya hücreleri sağ tıklayarak ve açılan yerel menüden Hücreleri biçimlendir maddesini veya Biçim menüsünden Hücreler maddesini seçerek, Hücreleri Biçimlendir kutusunu açmanız gerekir. Fakat bazı sık kullanılan biçimlendirmeler Araç çubuğunda Para Birimi, Yüzde Stili, binler basamaklarını ayırma stili, virgülden sonraki ondalık basamakları arttırma ve azaltma düğmeleri ile sağlanabilir.
<excel2k026.tif>
Hizalama
Excel, hücre içeriklerinin hizalandırılması için bir çok seçenek bulabilirsiniz. Hücreleri Biçimlendirme diyalog kutusunun ikinci sekmesi olan Hizalama’da bulabileceğiniz imkanları şöyle sıralayabiliriz:
<excel2k027.tif>
t Metin Hizalama: Hücre içeniğinin hücrenin kenarına göre konumunu belirler:
Yatay: Metnin, sola, ortaya veya sağa hizalanmasını sağlar.
Dikey: Metnin hücrenin üst kenarına, ortasına veya alt kenarına konumlanmasını sağlar.
Girinti: Metnin hücrenin sol kenarından itibaren kaç aralık içerde konumlandırılacağını belirler.
t Yönlendirme: Metnin hücre içinde kaç derece eğitimli konumlandırılacağını belirler. Metnin eğimli değil, harfler düz, fakat birbirinin altına dikey olarak konumlandırılması için içinde dikey “Metin” yazısı bulunan kutuyu tıklayınız.
t Metin Denetimi: Metnin hücre içinde nasıl genişletileceğini veya daraltılacağını bu kontrollerle sağlayabiliriz. Kimi zaman bir hücreye girdiğimiz metin, hücrenin genişliğinden fazla olur. Bu durumda üç seçeneğiniz olabilir:
Metin kaydır: Hücrenin yüksekliğini arttırarak metni hücreye sığdırmayı sağlar.
Uyacak şekilde daralt: Metnin yazı tipinin boyutunu (puntosunu) küçülterek, yazının kutuya sığmasını sağlar.
Hücreleri birleştir: Metnin hücre yüksekliği ve puntosu aynı kalmak üzere, sığabileceği kadar sağdaki hücreyi birleştirmeyi sağlar. Bu seçeneğin işleyebilmesi için sağdaki hücrelerin boş olması gerekir.
Hücre biçimlendirme ayarları içeriğe değil hücreye aittir: bir hücrenin içeriğini silyseniz bile hücreye uygulanan biçimlendirme yerinde kalır. Hücreye yazacağınız yeni öğeler, bu biçimleri alırlar. Metin biçimlendirme komutları araç çubuğundaki simgelerinden kullanılabilir. Ayrıca Biçim menüsünden Hücreleri seçerek veya klavyede Ctrl+1’e basarak da Hücreleri Biçimlendirme kutusunu açabilirsiniz.
Birleştirilmesini istediğiniz hücreleri siz de seçebilirsiniz. Birleştirilerecek hücreleri tarayarak seçin ve araç buçuğunda Birleştir ve Ortala simgesini tıklayın.
<excel2k028.tif>
Seçtiğiniz hücrelerden birden fazlasında veri varsa, Excel sizi bu birleştirmenin sonunda sadece en soldaki hücrenin değerinin korunacağını diğerlerinin silineceğini belirterek uyarır.
Yazı Tipi Biçimlendirme
Excel hücrelerindeki metin, değer ve diğer öğelerin ekranda ve kağıt üstünde görüntüleneceği ve yazdırılacağı harf türlerini belirlemenizi de sağlar. Windows sisteminizde kurulu bütün yazı tiplerini (font) kullanabilirsiniz. Yazı tipi, kullanılacak yazı ailesini (Arial, Times Roman, vs.); Yazı tipi stili, yazıların normal, kalın, italik veya kalın-italik olmasını; Boyut, yazıların punto cinsinden büyüklüğünü (1 punto ile 409 punto arasında) seçmenize imkan verir. Ayrıca seçtiğiniz yazı tipinin altına çizgi konulmasını; varsayılan renk olan siyah yerine başka bir renkle görüntülenmesini ve basılmasını sağlayabilirsiniz.
<excel2k029.tif>
Hücreleri biçimlerdir kutusunda yazı tipi sekmesindeki diğer denetim unsurlarını kullanarak yazılara çeşitli etkiler (efektler) de uygulayabilirsiniz. Özellikle bitmiş, iptal edilmiş veya silindiği belirtilmek istenen birimlere ilişkin yazıların ortasına bir çizgi çizdirmek için üstü çizgili kutusunu işaretleyebilirsiniz. aynı bölümdeki üst simge ve alt simge kontrolleri, açıklama veya dipnot etkisi vermekte kullanılabilir.
Bir hücrenin içindeki metnin sadece bir kısmını biçimleyebilirsiniz. Bunu yapabilmek için hücreyi iki kere tıklayın ve metin imleci hücrenin içinde belirince arzu ettiğiniz karakterleri seçin. Seçme işini Mouse işaretçisiyle yapabileceğiniz gibi, klavyede üstkarakter (Shift) tuşunu tutarak ve sağ-sol ok tuşlarına basarak arzu ettiğiniz harf, rakam ve diğer işaretleri seçebilirsiniz. Bu tür yerel biçimlendirme yapacağınız zaman, Hücreleri Biçimlendir diyalog kutusunu açmak isterseniz, bu kutunun sadece Yazı Tipi sekmesi açılır. Yerel biçimlendirmeyi araç buçuğundaki simgeleri seçerek de yapabiliriz. Biçimlendirme Araç Çubuğu’nu seçtiyseniz, Excel’in araç çubuğunda yazı biçimlendirme kontrollerinin simgelerini göreceksiniz. Bu simgelerın arasında, Hücreleri biçimlendirme kutusundaki kontrollerin çoğunu bulabilirsiniz.
Çerçeve
Excel’in Hücreleri Biçimlerdirme kontrolleri arasında hücreleri veya hücre gruplarına, içerdikleri öğeler bakımından anlamlı çerçeve verme imkanı vardır. Çerçeve ve kenar çizgileri, hücreleri diğer hücrelerden ayırt ederek, içindeki bilgilerin daha kolay görülmesini sağlar.
Hücre Biçimlendirme kutusunun Kenarlık sekmesini tıklayarak, çerçeve ve kenar çizgileri seçeneklerinizi görebilirsiniz. Araç çubuğunda da çerçeve kenar çizgileri seçeneklerini kolayca seçmenize imkan veren Kenarlıklar simgesi bulunur. Bu simgeyi tıklarsanız, son yaptığınız kenar veya çerçeve tercihi. o anda seçili hücreye uygulanır. Simgenin sağındaki küçük oku tıklarsanız, bütün çerçeve ve kenar çizgisi tercihlerini gösteren bir kutu açılır.
<excel2k030.tif>
Bu kutudan veya Hücreleri biçimlendirme kutusunun Kenarlıklar sekmesini tıklayarak açacağınız kutudaki kontrolleri kullanarak bir hücrenin dört tarafına çizgi koyabileceğiniz gibi kenarlardan sadece birine de çizgi verebilirsiniz. Çizgileriniz çeşitli stillerde ve kalınlıklarda olabilir.
<excel2k031.tif>
Bu noktada, hücrelerdeki verilerin yazı tipini belirlerken, altçizgili stilini seçerek. sadece verinin altını çizdirebilirsiniz ve bu çizgi bütün hücrenin enince uzamayabilir. Hücrenin içindeki herşeyin bir uçtan ötekine altı çizildiği görünümünü verebilmek için hücrenin alt kenarına çizgi koyabilirsiniz.
Dolgu Renkleri ve Desenler
Excel hücrelerin içine, varsa metin, değer ve diğer öğelerin arkasına renk ve desen koyarak, hücrelerin içeriğini daha belirgin hale getirmesini sağlar.
<excel2k032.tif>
Araç çubuklarında hücrelere dolgu rengi vermeyi sağlayan simge bulunmakla birlikte, Hücreleri biçimlerdir kutusuyla daha çok seçenek elde edilebilir. Bununla birlikte koyu renkler ve karmaşık desenler, hücrelerin içeriklerinin görünmesine engel olabilir. Çok koyu renk verdiğiniz hücrelerde yazı rengini beyaz yaparak, değişik etkiler elde edebilirsiniz.
Araç buçuğundaki Dolgu Rengi simgesi, kullandığınız son rengi hatırlar. Bir hücrenin rengini kaldırmak için bu simgenin yanındaki küçük oku tıklayarak, Dolgu Yok maddesini seçebilirsiniz.
Stil Yöntemiyle Biçimleme
Excel sayfalarınızı hücreler veya hücre gruplarını tabir yerinde ise tek-tek biçimlendirmek biraz zahmetli olabilir. Hücreleri biçimlerdirme konusunda, seçenekleri tanıdıktan ve oluşturdukları etkileri iyice öğrendikten sonra, kendinize kullanılmaya hazır stiller yapabilir ve daha sonra kolayca kullanabilirsiniz. Microsoft Office ailesinin üyesi diğer programlara ve özellikle Word’ün stil aracını kullanmaya alışıksanız, Excel’in stil oluşturma ve uygulama işlevini rahatlıkla kullanabilirsiniz.
Stil, yukarıda saydığımız tüm biçimlerdirme unsurlarının kullanıldığı (veya kullanılmayarak biçimi varsayılana bıraktığı) toplu biçimlerdirme komutlarıdır. Bir hücreyi seçer ve ona bir stil uygularsanız, hücre o stilin içerdiği bütün biçimlerdirme özelliklerine toptan kavuşur.
Biçim menüsünden Stil maddesini seçtiğinizde Excel size var olan stilleri gösteren bir kutu sunacaktır.
<excel2k033.tif>
Bu kutuda Normal adı verilen ve bütün biçimlerdirme özellikleri normal olarak varsayılan değerlerde bulunan bir stilin seçildiğini göreceksiniz. Btil adı kutusunun seçme okunu tıklarsanız, Excel’in mevcut sekiz stilinin adlarını görebilirsiniz. Stil adı kutusunun içini tıklayarak buraya yeni bir stil adı yazabilir ve Değiştir düğmesini tıklayarak yeni stilinize kazandırmak istediğiniz özellikleri belirleyebilirsiniz. Sık kullandığınız metin (başlık, altbaşlık, dipnot gibi) ve değer stilleri oluşturarak, bunları kullanabilirsiniz. Bir hücreye hazır stillerden birini uygulamak için, hücreyi seçtikten sonra, Biçim menüsünden Stil maddesini, açılan kutuda Stil adı bölümünde istediğiniz stili seçerek, tamam düğmesini tıklamanız yeterlidir.