Excel 2000’e Giriş
Microsoft Office 2000 ailesinin bir üyesi ve Windows ortamında en yaygın kullanım alanına sahip olan Excel, belki de işlevini tanımlamak en zor uygulama programıdır. Excel ile tablo geliştirebilirsiniz; liste yapabilirsiniz; tablolarınızdaki değerlerle hesaplar yaptırabilir; grafikler geliştirirsiniz. Tablolarınızdan veritabanı oluşturabilir; raporlar yazabilirsiniz. Excel ile günümüzün en yaygın iletişim aracı olan Internet’te veritabanına dayanan siteler yapabilirsiniz. Excel ile şirketinizin veya evinizin bütçesini düzenleyebilir, defterlerini tutabilirsiniz. Excel bunların hepsidir; ve daha fazlasıdır.
Excel’i daha önceki sürümlerinden tanıyorsanız, Excel 2000 bildiğiniz Excel’lerden hiç farklı değil; yeni Excel’in ağ ortamlarında (LAN) veya Internet’te işbirliği alanında yeni bir çok yeteneği olduğunu göreceksiniz. Excel’e taa bilmem-kaçıncı sürümünden beri aşina bile olsanız, bu kitapçıkta yenilikler, yeni kolaylıklar ve yeni kestirmeler bulacaksınız.
Excel dünyasına Excel 2000 ile adım atıyorsanız, bu kitapçıkla Excel’i birinci günden itibaren etkin şekilde kullanabilirsiniz. Bundan önceki sürümleri gibi Excel 2000 de kullanıcının sezgisiyle bulabileceği yöntemlere dayanıyor. Siz de benim gibi, bir programı, kitabını okuyarak değil, programı kullanarak öğrenmeye eğilimli iseniz, çoktan Excel 2000’nin çok özelliğine aşina olmuş bulunuyorsunuz demektir. Bu kitapçığı, Excel’de, tabir yerinde ise, kendi kendinize yaptığınız keşiflere anlam kazandırmak amacıyla, önce baştan sona bir kere okuyacağınız ve daha sonra başvuru kaynağı olarak kullanacağınız varsayımıyla hazırladım. Bu sebeple, kitapçıkla birlikte yapmanız gereken az sayıda alıştırma bulacaksınız.
Bu kiçaptığın düzenlenmesinde izlediğimiz sıra da benzeri metinlerden farklı görülebilir. Bu, Excel ve benzeri programların işlevsel özelliğine uygun bir ders kitabı ve daha sonra başvurulabilecek küçük bir hatırlatma kaynağı oluşturma çabasından kaynaklanıyor.
Excel 2000’de Yenilikler
Excel 2000’deki yeniliklere burada topluca bakalım; bu Excel’le daha önce tanışmamış olanlar için de yeni araçlarının en gelişmiş marifetlerini bilerek işe başlamalarını sağlayacaktır:
l Aç ve Kaydet diyalog kutuları, şimdi yüzde 50 daha fazla dosya adı sıralıyor.
l Aç ve Kaydet diyalog kutularında yer alan Bak çubuğu bir çok klasör, yer ve dosyaya erişimi kolaylaştırıyor.
l Aç ve Kaydet diyalog kutularındaki yeni Bul çubuğunda yer alan Geçmiş klasörü Excel’de açtığınız son 20 dosyanın kısayolunu içerir.
l Aç ve Kaydet diyalog kutularındaki yeni Geri düğmesi, açtığınız bir klasörden bir önceki klasöre dönmenizi sağlar.
<excel2k001.tif>
l Office 2000’in birden fazla unsuru kopyalamanızı sağlayan yeni panosu ile istediğinizi istediğiniz sırayla yapıştırabilirsiniz.
l Office 2000’in diğer üyeleri gibi Excel’in de menülerinde önce temel maddeler, sonra tüm maddeler gösterilir; temel maddeler arasında bulunmayan bir maddeyi seçerseniz, bir dahaki sefere bu madde de temel maddelerle birlikte görüntülenir. İsterseniz menüleri derhal büyütebilir veya Seçenekler yoluyla özelleştirilmiş menü sistemini kapatabilirsiniz.
<excel2k002.tif>
<excel2k003.tif>
l Sık kullandığınız düğmeler, araç çubuğunda tek sırada yer alır; diğer düğmeler siz istedikçe bu sıraya eklenebilir. Araç çubukları özelleştirilebilir.
l İçinde daha çok resim bulunan Küçük resim galerisinde arama yapabilirsiniz; bulduğunuz resmi, galeri kutusundan doğruca Excel belgesine sürükleyebilirsiniz; galeri kutusu sürekli açık kalabilir.
l Özet tablo yapma kolaylaştırıldığı gibi özet tabloya dayanan grafik yapmak mümkündür.
l Excel artık sadece bilgisayarınızda olan verilere değil, fakat Internet’te Web sitelerinde ve sayfalarındaki veritabanlarına da erişebilir; doğruca Web sitelerine veri yazabilir.
l Excel, HTML biçimindeki dosyaları artık daha becerikli okur; ve kendi belgelerini aslına çok daha uygun şekilde HTML dosyası haline getirebilir.
l Office 2000 ailesinin bütün üyeleri aralarında, aynı bilgisayarda, ağda veya Internet yoluyla tablo, liste, özet tablo, grafik ve özet grafik alıp verebilirler.
l Excel belgelerine, aynı bilgisayarda, ağda veya Internet’te bulunan kaynakların bağlantıları (hyper-link) daha kolay konabilir; Excel bu bağlantıların koptuğunu görürse, kendiliğinden onarmaya çalışır.
l Excel belgelerini Web amacıyla kaydederken içindeki grafikleri de en uygun biçimde, JPG veya GIF olarak, kaydeder.
l Excel, Web’de sorgu yapabilir; Web’de bulduğu kaynaklardan çözümleme yapabilir; farklı yerlerdeki kullanıcılar Web yoluyla Excel belgeleri üzerinde işbirliği yapabilirler.
l Excel 2000, 2000 Yılı Uyumlu’dur; sistem yöneticilerinin 2000 yılı sorunlarını çözümlemesi için gerekli araçlarla donatılmıştır.
l Excel 2000’in yardım asistanı Türkçe konuşur; sorularınızı Ofis Asistanı’na istediğiniz cümlelerle Türkçe sorabilirsiniz. Ofis Asistanı kapatılabilir.
<excel2k004.tif>
Excel’in yenilikleri, bu kez programın sadece bir ofis ortamı içinde değil, fakat aynı zamanda çağımızın en yaygın iletişim ve işbirliği aracı haline gelen Internet vasıtasıyla kullanılmak üzere tasarlandığını gösteriyor. Fakat bu sizi yanıltmamalı: adeta Internet için veritabanı, tablo ve liste geliştirme aracı gibi görünmesine rağmen, Excel, eğer eskiden tanıyorsanız, o Excel: sadece daha becerikli, daha yetenekli ve daha çok imkanlı.
Excel ile yeni tanışıyorsanız, bu beceri, yetenek ve imkanlarla derhal tanıştıracağız sizi. Excel, bir Windows programı olduğu için kullanıcı arayüzü, yani ekrandaki penceresinin unsurları diğer bütün Windows programları gibidir. Bununla birlikte Excel’in işlevleri itibariyle diğer Windows ve Microsoft Office programlarında bulunmayan öğeleri vardır.
Excel 2000’in Çehresi
<excel2k005.tif>
1. Başlık Çubuğu, Excel’in ekrandaki penceresinin üst çerçevesinde yer alır ve açık olan belgenin adını içerir. Excel’in penceresini ekranda başka yere kaydırmak için, Mouse işaretçisiyle bu çubuğu tutup, sürükleyebilirsiniz.
2. Menü Çubuğu’nda Excel komutları yer alır.
3. Standart Araç Çubuğu, Excel’in en çok kullanılan Dosya ve Düzen menü komutlarının simgeleridir.
4. Biçimlendirme Çubuğu’nda sık kullanılan Biçim menü komutları yer alır. (Bu çubuğun yerine veya onunla birlikte, Excel menülerindeki hemen hemen bütün komutları simgeleyen 12 ayrı Araç çubuğu açılabilir. Araç çubukları özelleştirilebilir; içinde bazı simgelerin bulunmaması sağlanabilir.
5. Formül Çubuğu, etkin hücrede bulunan formülü, içeriği hücre adresini veya başka hücreye yapılan göndermeyi gösterir.
6. Pencere Kontrolleri, Excel penceresinin, sırasıyla, simge haline getirilmesi, eski haline veya en büyük hale getirilmesi, ve kapatılması amacıyla kullanılan, standart Windows düğmeleridir.
7. Etkin hücre, imlecin içinde olduğu veya Mouse işaretçisiyle seçilmiş hücredir. Klavyeden o anda yazılacak şeyler bu hücreye yazılır; değir hücrelerden ayırt edilmesi için, bu hücrenin çevresindeki kılavuz çizgileri kalın veya renkli çerçeve halinde belirtilir.
8. Sütunlar: Excel çalışma alanı, kılavuz çizgilerle bölünmüş hücrelerden oluşur; bu hücrelerin yukarıdan aşağı bir sırasına Sütun, bunun üzerinde içinde harf olan kutuya da sütun başlığı denir.
9. İmleç veya Mouse İşaretçisi, çalışma alanında iken büyükçe ve içi boş bir artı işaretine döner; formül çubuğunda ince çizgi olur; diğer simge ve menülerin üzerinde klasik ok görüntüsünü alır.
10. Satırlar: Hücrelerin sağdan sola bir sırasına satır, satırların solda başında içinde rakam olan kutuya da satır başlığı denir.
11. Sayfa sekmesi: Bir Excel belgesinde birden fazla sayfa bulunabilir. Bu sayfaların önalana getirilmesi için sayfa sekmelerini tıklamak gerekir.
12. Durum Çubuğu: Excel penceresinin alt çerçevesinde belgenin o andaki durumunu gösteren bilgiler yer alır.
13. Bir Excel belgesi, program penceresinde görüntülenden geniş olabilir. Pencere dışında kalan satır ve sütunların görüntülenebilmesi için kaydırma çubuklarını kullanırız.
14. Programın kullanımıyla veya yapmakta olduğunuz işlemle ilgili sorularınızı Ofis Asistanı’nı tıklayarak, ve açılacak diyalog kutusuna yazarak, Excel’in Yardım dosyalarında aranmasını sağlayabilirsiniz. Ofis Asistanı, Yardım penceresini açma aracıdır.
Excel’de çalışma alanınızı, Görünüm menüsündeki seçeneklerle, hazırlayacağınız Excel belgelerinin yazdırılması için gerekli sayfa düzeni ayarlarını da Dosya menüsündeki komutlarla belirleyebilir, değiştirebilirsiniz. Yazdırmaya ilişkin sayfa ayarlarını 6’ncı bölümde ele alacağız. Ekran görünümüyle ilgili konulara burada kısaca değinelim.
Excel’in ekrandaki penceresi bütün Windows programları ile büyüyebilir ve küçülebilir. Bundan ayrı olarak isterseniz Excel sayfalarınızı, Görünüm menüsünden Özel Görünümler maddesini seçerek, özelleştirebilirsiniz. Özel görünümler, sizin arzu ettiğiniz ekran bölümlerini içerir. Excel sayfalarınızda seçtiğiniz yazı tipi boyutu çok küçükse ve verilerinizi görmekte ve düzenlemekte zorluk çekiyorsanız, yazı boyutlarını değiştirmeden sadece ekranın görünümünü büyütebilirsiniz. Bunun için Görünüm menüsünden Yakınlaştır maddesini ve arzu ettiğiniz büyütme oranını seçmeniz yeter.
Excel’de Mouse’un Önemi
Bütün liste ve veri programlarında olduğu gibi Excel 2000 için de imledin nerede bulunduğu çok önem taşır. Yapacağınız işlemler, otomatik doldurma işlevleri ve daha bir çok iş, imlecin bulunduğu yere göre anlam kazanır. Mouse işaretçisi, ilmeci Excel çalışma sayfası alanı içinde bulunduğu yere göre biçimlendirir. Menü ve araç çubukları üzerinde iken ok şeklinde olan Mouse işaretçisi, hücreler ve onları bir birinden ayıran kılavuz çizgilerinden oluşan çalışma alanına girdiğinde içi boş büyük artı işareti şeklini alır; bu, herhangi bir hücreyi seçebileceğiniz anlamına gelir. İşaretçiyi formül çubuğuna götürdüğünüzde imleç, I harfi şeklinde yazı imleci olur. Bu, oraya klavyeden giriş yapabileceğini gösterir. Ayrı şekilde bir hücreyi iki kere tıklarsanız, bu kez yazı imleci hücrenin içinde belirir; ve doğruca hücrenin içine yazabilirsiniz; buraya yazacağınız yazı aynı zamanda formül çubuğunun içinde de belirir. Hücreyi bir kere tıklar (yani seçer) ve ardından formül çubuğunun içini tıklarsanız, bu kez yazı imleci formül çubuğunun içinde oluşur ve yazdığınız yazı hem formül çubuğunda, hem de seçili hücrede görülür.
Excel 2000’de Mouse işaretçisini beş şekilde kullanırız:
1. İşaret etme: Mouse işaretçisini istediğiniz öğenin üzerine götürün; ya okun, ya da büyük artı işaretinin ucu öğenin üzerine veya içine girsin. Bunu menüler veya araç çubuğu üzerinde yaparsanız, o öğe belirginleşir.
2. Tıklama: İşaret halinde iken Mouse’un sol düğmesine basmaktır: böylece işaret ettiğiniz menü veya araç çubuğu öğesini veya çalışma alanında iseniz bir hücreyi seçmiş olursunuz.
3. İki kere tıklama: artarda sol düğmeye iki kere basarak, bir hücreyi içine yazılabilir hale getirirsiniz. Menü ve araç buçuğu öğeleri iki kere değil, bir kere tıklanarak açılır.
4. Sürükleme: Çalışma alanında bir hücreyi işaret ederken, Mouse’un sol düğmesini tutar ve Mouse’u, aşağıya, yukarıya sağa veya sola doğru yürütürseniz, imleci sürüklemiş olursunuz. Böylece birden fazla hücre seçilmiş olur. Bir listede birden fazla tabloyu biçimlemek amacıyla toptan seçmek için, veya otomatik doldurma yeteneğinden yararlanmak için sürükleme yönteminden yararlanacağız.
5. Sağ-tıklama: İşaret ettiğimiz bir hücrenin veya sürükleme yoluyla seçtiğimiz birden fazla hücrenin üzerinde Mouse’un sağ düğmesini tıklarsak, bir kısayol menüsü veya duruma uygun işlerin listelendiği bir menü görülür. Sağ tıkladığınız hücre. formül çubuğu veya formül çubuğunun önünde ad sekmesi adı verilen seçilen hücre veya hücreler grubunun adını gösteren düğme, o anda seçili unsura göre, bir menü gösterir. Yani sağ tıklama, o andaki duruma, bağlama göre anlam kazanır.
Excel 2000’in çehresi ve Mouse işaretçisinin kullanımın esaslarını tanıdığımıza göre, artık Excel’i kullanmaya başlayabiliriz.

Bölüm 1: Excel Kitapları
Excel ile liste ve tablo yapılır; bu liste ve tablolarda hesaplama işlemleri varsa, bunlar program tarafından ya otomatik ya da sizin seçeceğiniz veya yazacağınız formüllerle, doğru ve çabuk olarak icra edilir. Excel, liste ve tablolarınızı kendisi biçimleyip, rapor haline getirip, sunabileceği veya kağıda dökebileceği gibi bu bilgileri başka programlarda biçimlenmek ve kağıda dökülmek üzere ihraç edebilir. Excel belgeleri, Internet aracılığıyla da sunulabilir, yayınlanabilir; düzenlenebilir ve değiştirilebilir.
Excel dosyaları, “.xls” kısalmasıyla kaydedilir. Bu dosyaları iki kere tıklarsanız, önce Excel çalıştırılır; sonra Excel bu dosyayı açar. Excel, dosyalarına “Kitap” adını verir. (Bence “defter” adını verseydi, daha doğru olurdu; program muhasebe defteri mantığıyla tasarlandığı için kitap değil, defter tanımı daha uygun. Programı Türkçeleştirenler, “Book” kelimesini sözlüğü bakarak çevirmiş olmalılar.) Tıpkı bir muhasebe defterinde olduğu gibi Excel dosyasında da boş sayfalar olur. Sayfa sayısını istediğiniz gibi arttırabilirsiniz (Ekle menüsünden Çalışma Sayfası maddesini seçin) sayfalara isim verebilirsiniz (Sayfa sekmelerinde adını değiştireceğiniz sayfayı iki kere tıklayın).
Programı ilk kez çalıştırdığınızda boş bir defter ve boş birinci sayfa açılır. Bu sayfa, tıpkı çok-amaçlı bir muhasebe defterinin boş sayfasını andırır. Boş sayfada hücreler ve satırlar vardır.
Yeni bir Kitap açalım
Excel’de çalışmaya başlamak için ya mevcut bir dosyayı açmanız gerekir; ya da boş bir çalışma kitabını. Yeni bir kitap oluşturmak için:
1. Dosya menüsünden Yeni maddesini seçin;
2. Açılacak diyalog kutusunda Genel adlı sekme önde değilse, tıklayın;
3. Çalışma kitabı şablonunu seçin;
4. Tamam’ı tıklayın.
Bunu Araç çubuğunda boş belge simgesini tıklayarak da yapabilirsiniz. Yeni çalışma kitabı simgesi, boş kitap şablonuna dayanan, boş bir kitap açacaktır. Aynı şeyi, klavyede Ctrl tuşunu tutarken N tuşuna basılarak da yapılabilir.
Yeni kitabınızın tümüyle boş değil de sizin için önceden biçimlendirilmiş bir deftere benzemesi de mümkündür. Excel size önceden biçimlendirilmiş üç şablondan yola çıkma imkanı veriyor. Dosya menüsünden Yeni maddesini seçer ve açılan diyalog kutusunda Elektronik Tablo Çözümleri sekmesini tıklarsanız, Fatura, Gider Tablosu, Zaman Çizelgesi şablonları ile Excel işlevlerinin (sanki bağımsız bir programmış gibi otomatik çalışır hale getirildiği) uygulama paketini görebilirsiniz (Excel 2000’e Office 97’den terfi yoluyla geçtiyseniz, burada bir üçüncü sekmede Office 97 Excel Şablonlarını da görebilirsiniz.)
<excel2k006tif>
Bu şablonlar, adlarından da anlaşılacak olan biçimlere getirilmiş Excel kitaplarıdır. Bu tür biçimlendirmeler Makro adı verilen komut dizileriyle yapıldığı ve hatalı (ya da kötü niyetle) kaydedilmiş mikroların sadece Excel’i değil, fakat Windows işletim sistemini bozması ve çalışamaz hale getirmesi mümkün olduğu için, program şablonları (ve içinde makro bulunan diğer kitapları) açarken, sizi uyaracaktır. Bilgisayarınızdaki şablonların Microsoft tarafından hazırlanmış orijinal şablonlar (ve başkalarının Excel kitaplarını açarken size dosyayı veren kişinin iyiniyitli ve becerikli) olduğuna eminseniz, açılacak uyarı kutusunda Makroları Etkinleştir yazılı düğmeyi tıklayın. Makroları Devre Dışı Bırak düğmesini tıklarsanız, şablon veya dosya tasarlandığı gibi çalışmayabilir.
<excel2k007tif>
Excel 2000’de birden fazla dosya (Kitap) açabilirsiniz; bunları Excel penceresinde üst üste veya yan yana döşeyebilirsiniz (Pencere menüsünden Yerleştir maddesini seçin ve açılacak kutuda tercihinizi belirtin). Bir kitabın bir sayfasını, adını gösteren sekmeyi sürükleyerek, diğer kitaba aktarabilirsiniz. Sürüklemeye başlamadan önce klavyede Üst-karakter (Shift ) tuşunu tutarsanız, sayfa diğer kitaba kopyalanır. Hedef kitapta benzer adlı bir sayfa varsa, yeni sayfanın adının yanına parantez içinde sayı eklenir.
İçinde çok sayfa bulunan bir kitapta, farklı sayfaları ekranınızda görüntülemek için, Pencere menüsünden Yeni Pencere maddesini seçerseniz, Excel imlecin içinde olduğu (aktif, etkin) kitabı içeren beri pencere açacaktır; bu yeni pencerede istediğiniz sayfayı seçebilirsiniz. Bir kitabın herhangi bir “penceresinde” yapacağınız değişiklik, o kitaba ait diğer bütün pencerelere yansıtılır.
Çok satırlı sayfalarda çalışırken, bazen tablonun bir tarafı ile alt tarafının aynı görüntüde olmasını arzu edebilirsiniz. Bunu sayfayı aşağı-yukarı kaydırma çubuğunun en üstündeki ince çizgiyi Mouse işaretçisiyle aşağı kaydırarak, veya sağa-sola kaydırma çubuğunun en sağındaki ince çizgini sola kaydırarak yapabilirsiniz. Yukarıdaki bölme kutusu sayfayı yatay, sağdaki bölme kutusu ise dikey böler.
<excel2k008tif>
Yatay veya dikey (ya da her ikisi birden) çok bölmeye ayrılmış sayfada her bölmenin kendi kaydırma çubuğunu kullanarak, arzu ettiğiniz satıra veya sütuna gidebilirsiniz. Bölmeleri kaldırmak için ya bölme kutusunu yukarı veya sağa götürün, ya da bölge çizgisini iki kere tıklayın.
Açık bir Excel kitabında arzu etmediğiniz bir sayfayı silebilirsiniz. Bunun en kestirme yolu, silmek istediğiniz sayfanın adını, ad sekmesinde sağ-tıklamak ve açılacak menüden Sil maddesini seçmekten ibarettir.
Açık bir Excel kitabında, bir sayfadan diğerine geçmek için, sol alt kenardaki sayfa sekmelerini tıklayabilirsiniz. Excel kitaplarınızda sayfa sayısı arttığı zaman görüntülenen sekme sayısı ve sekmelerin genişliği azalır. Bu durumda sekmelerin solundaki seyir oklarını tıklayarak, sayfa arama iyşini hızlandırabilirsiniz. Bu okları sağ tıklarsanız, Excel size mevcut sayfalarınızın listesini verir.
Excel Çalışma Alanını Özelleştirelim
Excel ile herkesin ayrı bir çalışma tarzı vardır. Araç çubuğundaki simgeleri sık kullandığınız simgelerle değiştirebilir en etkin çalışmayı sağlayan şekle sokabilirsiniz. Araç çubuğunda boş bir yeri sağ-tıklarsanız, Excel’in sizin için hazırladığı 14 değişik araç çubuğu bulunduğunu göreceksiniz. Excel bunlardan sadece ikisini, Standart ve Biçimlendirme araç çubuklarını görüntüler.
Excel’in hazır araç çubukları ile yetinmek zorunda değilsiniz. Açılan menüde Özelleştir maddesini seçerseniz, Excel kendi araç çubuğunuzu oluşturmanıza veya var olan çubukların içeriklerini değiştirmesine imkan sağlar.
Excel ile çalışmaya başlarken almanız gereken bir diğer önlem, açık dosyalarınızın ne kadar sıklıkla ve nasıl bir yöntemle yedekleneceğini belirtmeniz olmalıdır. Araçlar menüsünden Otomatik kaydet maddesini seçerek, Excel’e açık kitapları kaç dakikada bir otomatik kaydetmesini istediğinizi bildirin. Açılacak kontrol kutusunda otomatik kaydetmenin sizin onayınızla yapılıp yapılmamasını da belirleyebilirsiniz. Bir dosyada yaptığınız değişikliklerin otomatik kaydedilmesini istemiyorsanız, “Kaydetmeden önce sor” kutusuna işaret koyun.
Yine çalışmaya başlerken otomatik hale getirmek isteyebileceğiniz bir diğer araç, Otomatik Düzeltme olmalıdır. Microsoft Office 2000 ailesini Türkçe sürümünden kurdu iseniz, Excel, otomatik Türkçe yazım kılavuzuna ve otomatik yanlış düzeltme imkanına sahiptir. Sıkça yaptığınız daktilo hatalarının otomatik olarak düzeltilmesini, Otomadik Düzeltme kutusunda yanlış ve doğru şekliyle kaydedebilirsiniz.
Excel’in formüllerdeki değişikliklerin sonuçlarının anında hesaplamalara yansıtılıp, yansıtılmamasından tutun, standart yazı tipine, varsayılan Excel dosyaları dizinine, grafiklerin hücreleri varsayılan yöntem olarak nasıl yerleştireceğine ve Web yoluyla paylaşmada gözetilecek kurallara kadar, bir çok özelliğini, Araçlar menüsünden Seçenekler maddesini seçerek belirtebilirsiniz. Seçenekler kutusunda verdiğiniz bazı değerleri daha sonra özel amaçlı diyalog kutularıyla değiştirebilirsiniz. Seçenekler kutusundaki Web seçenekleri konusuna, 6’ncı bölümde döneceğiz.
Hücreleri Tanıyalım
Excel 2000, Excel 87 gibi, yeni bir kitabın yeni bir çalışma sayfasında, her bir hücreye 32,767 karakterlik bilgi kabul eder. Bir sayfada en fazla 65,536 satır olabilir. Excel bilgileri, hücrelerin içine yazılır; bunun için hücrenin seçili olması gerekir. Bir hücreyi içini tıklayarak seçiğiniz zaman hücrenin adı, Ad Sekmesi’nin içinde gösterilir. Hücrelerin adı, bulundukları sütunun harfi ve bulundukları satırın numarası yan yana getirilerek verilir: A1 gibi. Hücre adına Excel dilinde adres, başvuru adresi veya referans denir. Bir hücre seçildiği anda, o hücrenin sütun ve satır başlıkları da koyu harflerle gösterilir.
Excel bilgisinin temel taşı, hücreleri tanımak ve tanıtmaktır diyebiliriz. Excel’e hesap yaptırmak, bir hücre ile bir diğer hücreyi veri alış-verişi ilişkisine sokmak demektir. Başka bir deyişle Excel’de sadece güzel ve düzenli listeler yapmayacak, sayfalarınıza girdiğiniz bilgilerle hesaplar yaptıracaksanız, bu, bir hücrenin, bir veya daha fazla sayıda diğer hücrede bulunan bilgileri alıp, bunlarla matematik, malî, istatistiksel veya bir başka kategorideki işlemi yapması demektir. Excel’de hücrelerin başvuru adresi, tek hücreler için örneğin A1, birden fazla hücre için ise grubun, başlangıç ve bitiş hücreleri, iki nokta üst üste işaretiyle birleştirilerek (A1:A10 gibi) yazılır. Birden fazla sütunu kaplayan çok sayıda satırı seçerseniz, bu grup birinci sütunun ilk hücre ile son sütunun son hücresinin adıyla adlandırılır (A110 gibi). Excel dilinde hücre gruplarına “Aralık” (Range) denir. (Excel 2000’de Excel 97’deki “Erim” kelimesinin terkedildiği görülüyor!)
Excel’de bir hücreyi seçmek için hücrenin içini tıklamanız yeterli. Bir birine komşu olmayan hücreleri seçmek için, ilk hücreyi seçtikten sonra, klavyede Ctrl tuşunu tutun ve bu kez seçilecek diğer hücreleri tıklayın. Aynı şekilde bir birine komşu olmayan hücre gruplarını da seçebilirsiniz. Bir hücreyi tıkladığınız zaman formül çubuğunun solunda adres sekmesinde hücrenin adresinin belirdiğine dikkat edin. Birden fazla komşu hücreyi seçseniz de adres sekmesinde bu grubun seçmeye başladığınız ilk hücresinin adı yazılı olur.
//////////////////KÜÇÜK KUTU////////////////////////
Hücreler arasında hareket için klavyedeki hareket tuşlarını kullanabilirsiniz.
Yukarı ok: Bir hücre yukarı
Aşağı ok: Bir hücre aşağı
Sağ ok: Bir hücre sağa
Sol ok: Bir hücre sola
Sekme: Bir hücre sağa
Üst-karakter (Shift )-Sekme: Bir hücre sola
Home: Satırın birinci hücresine
Page Up: bir pencere dolusu (ekran çözünürlüğünüze ve ekranınızın büyüklüğüne bağlı olarak, takriben 30-36 satır kadar) yukarı.
Page Down: Bir pencere dolusu satır kadar aşağı
Ctrl+Home: A1 hücresine
Ctrl+end: içinde bilgi olan son satırın son sütunda hücreye
Ctrl+Page Down: Bir sonraki çalışma sayfasının seçili hücresine (seçili hücre yoksa A1’e)
Ctrl+Page Up: Bir önceki çalışma sayfasının seçili hücresine (seçili hücre yoksa A1’e)
//////////////////////KUTU BİTTİ/////////////////////////
Birden fazla hücre seçebilmek için seçeceğiniz grubun sol üst hücresini tıklayın; Mouse işaretçisini grubun sol alt hücresine kadar sürükleyin. Mouse işaretçisini bıraktığınız anda, seçtiğiniz hücreler grubunun çevresinde kalın bir çizgi oluşur; sol-üst hücrenin zemini beyaz olmak üzere diğer üyelerinin zemini renklendirilir.
Bir satırdaki veya sütundaki bütün hücreleri seçmek için, satırın veya sütunun başlığını tıklamanız yeterlidir. Birbirine komşu satırların veya sütunların tümünü seçmek için ilk satır veya sütunu tıklayın; Mouse işaretçisini seçilecek satır veya sütun başlıkları boyunca sürükleyin. Birbirine komşu olmayan satır ve sütunların tümünü seçmek için, ilk satır veya sütunu tıkladıktan sonra klavyede Ctrl tuşunu tutun ve diğer satır veya sütunların başlıklarını tıklayın.
Hücrelerin eni-boyu sütun veya satır başlıkları arasındaki çizgiler sağa-sola veya yukarı aşağı kaydırılarak değiştirilebilir.
Hücrelere Başvuru
Excel’de işlem yaptırmak için hücrelerin içlerindeki değerin hücrenin adresiyle bilindiğini, veya başka bir deyişle bir hücreden tuttuğu değeri alabilmek için, bu hücrenin başvuru adresini belirtmemiz gerektiğini söylemiştik. Excel’de hemen her türlü işlem için hücreleri hücrelere ve formüllere tabir yerinde ise “tanıtmanız,” bilgi derlemek için başvuracağı adresi bildirmeniz gerekir. Excel’de hücreler ya mutlak, ya da göreli şekilde başvuru adresine sahip olur.
Göreli başvuru, örneğin B sütununda 2’nci hücre için B1 şeklinde yazılır. Birden fazla hücre grubuna (hücre aralığına) göreli başvuru adresi belirtirken, örneğin B2’den B10’a kadar olan hücrelerin adresini B1:B10 şeklinde yazarız.
Mutlak başvuru, adından da anlaşılacağı üzere, bu tür adreslemede hücrenin adresi sabittir; değişmez. Bu tür adresler, $B$1 veya $B$1:$B$10 şeklinde yazılır. (Bu adreslerdeki Dolar işareti “daima” şeklinde okunmalıdır: “Daima B, Daima 1” ve “Daima B Daima 1’den Daima B Daima 10’a” gibi.)
Bu ikisinin arasındaki farkı daha çok formül kopyalama durumunda görebilirsiniz. Bu konuya, içinde formül bulunan hücrelerden otomatik doldurma yöntemiyle diğer hücreleri doldururken geri döneceğiz.
Hücrelere Bilgi Girelim
Bir hücreye bilgi girmek, içine bir şeyler yazmak için, hücreyi tıklayın ve klavyeden istediğiniz yazın. Bu bir metin olabilir; sayı (değer) olabilir; tarih veya saat olabilir. Hücrelere formül veya formüllerde kullanılacak mantıksal sonuç (Doğru ve Yanlış) yazılabilir. Formüller bir değer, metin veya mantıksal sonuç doğururlar.
Excel sayfalarınıza grafik veya programın yönetimi için oluşturduğunuz otomasyon işlemlerini yaptırtan düğmeler ve başka tür nesneler koyabilirsiniz. Bunlar çalışma sayfasının üzerinde oluşturulan çizim katmanında yer alır. Hücrelerdeki değerlerden ayrı bu unsurları, sayfanızın üzerine konulmuş bir saydam kağıda çizilen resimlere benzetebilirsiniz.
Metin
Bir hücreye metin yazmak için, bir hücreyi seçili (etkin, aktif) hale getirin, klavyeden istediğinizi yazın ve ya Enter tuşuna ya da hareket tuşlarına basarak başka hücreye geçin. Yazdığınız metin hücrenin genişliğinden büyükse ve yandaki hücreler boşsa, Excel metni yandaki hücrelerin üzerine yazarak gösterir; yandaki hücreler dolu ise hücrenin gösterebildiği kadar metin gösterilir. Girdiğiniz bilgi kaybolmaz; hücrenin içinde kalır, sadece görüntülenemez. Bir hücrenin içine yazdığınız metinde yeni bir paragraf başlatmak için Enter tuşuna Alt tuşunu tutarak basarız. Alt tuşunu tutmadan Enter tuşuna basarsanız, Excel bunu o hücreye girmekte olduğunuz bilginin bittiği şeklinde yorumlar. Birden çok hücreye aynı metni (değeri, formülü veya tarih/saati) girmek için bu hücreleri seçin ve gireceğiniz metni veya diğer unsuru klavyeden yazın; işiniz bittiğinde önce klavyede Ctrl tuşunu tutun, sonra Enter’a basın. Excel’de metinler girdiğiniz hücrenin varsayılan biçimlendirme şekliyle biçimlendirilir; ve varsayılan biçim olarak metinler sola hizalanır.
Tarih ve saat
Bugünkü Tarih ve saati girmek için, iki kısayoldan yararlanabilirsiniz. Bir hücre veya hücre grubuna bugünkü tarihi girmek için klavyede Ctrl+Shift tuşlarını tutun ve noktalı virgül ( tuşuna basın. O andaki saati girmek için ise Ctrl+Shift tuşlarını tutun ve iki nokta üst üste ( tuşuna basın. Tarih ve saat, Excel için herhangi bir değerden (sayıdan) farklı değildir; sadece özel bir biçimlendirmeye sahiptir. Excel, tarihlerle hesap yaptığı zaman, bunları seri numaralarına çevirir. Excel’de girebileceğiniz en eski tarih 1 Ocak 1900’dür ve bu tarihin seri numarası 1’dir. (2 Ocak 1900, 2 olmak üzere, Excel’in tarihlere verdiği seri numaraları bugüne kadar gelir.) kullanıcı olarak biz tarihlerin seri numarasıyla ilgilenmeyiz; Tarihlerimizi Excel’in anladığı biçimde girmek, tarih hesaplarının yapılması için yeter; tarihlerimizi Excel’in tarih değeri olarak anlamadığı bir şekilde girerseniz, bu metin sayılır ve hesapta kullanılamaz. Excel, tarihleri ve saatleri hücrenin varsayılan sayı biçimlendirme şekline göre biçimlendirir. Tarihler ve saatler siz değiştirmedikçe sağa hizalanır; Excel girdiğiniz tarih veya saat biçimini tanıyamazsa tarih veya saat metin sayarak sola hizalar.
Excel, tarih ve saat biçimi olarak denetim Masası’nda Bölgesel Ayarlar’da seçtiğiniz biçimi tanır. Tarih için, bölme işareti (/) veya çizgi (-), saat için iki nokta üst üste ( kullanılır. Tarihlerinizde yıl rakamını yazmazsanız, Excel içinde bulunduğunuz yılı varsayar. Aynı hücreye tarih ve saat yazacaksanız, mutlaka araya bir boşluk koymanız gerekir.
Excel tarih ve saatlerle hesap yapar ve sonucu gün ve saat olarak verir. Tarihi veya saati formülde kullanmak için, tarihi veya saati, tırnak içinde yazmak gerekir.
//////////KUTU////////////////
Olmayan Gün!
Bilgisayara dayalı hesap programları ilk geliştirilmeye başlandığında, bu zorluğu yenebilmek için, belirli bir tarihten belirli bir tarihe kadar bütün günlere bir "seri numarası" vermek fikri programcılara cazip göründü. O sırada mevcut bilgisayarların düz matematik çiplerinin adres tutma kapasitesi olan 65,380 sayısı, seri numarası verilen günlerin de bu sayıyı geçmemesini gerektirdiği için, LOTUS 1-2-3 programıyla birlikte tarihlerin 1 Ocak 1900'den 31 Aralık 2078'e kadar numaralanması kabul edilen standart oldu. “31 Aralık 2078'den sonrasını o zaman düşünürüz!” diyen uzmanlar bu arada bir de hata yaptılar; 29 Şubat 1900'e sırası gereği 60 seri numarasını verdiler. Oysa, Papa 12'nci Gregori, 1582'de Sezar'ın takvimini düzeltirken, 00 ile biten yılların 400'e tam olarak bölünmüyorlarsa, artık yıl olmamalarına karar vermişti. 1900 de 400'e tam olarak bölünmediği için 1900 yılı Şubat ayı, sırası geldiği halde artık yıl olmadı. Yani 29 Şubat 1900 diye bir gün yoktu. Ama LOTUS ile başlayan ve Excel ile devam eden bu "hata geleneği" gereği, 60 seri numaralı olmayan gün var olmaya devam ediyor. Hatanın 60'dan sonraki seri numaralarını etkilememesi için, diğer günler bir fazla seri numarası alıyorlar. Excel'in bu tarih hatası sizi etkiler mi? Eğer Ocak-Şubat 1900 tarihlerine ait bir zaman hesabı yapıyorsanız, etkiler. zaman hesaplarınız genellikle günümüze ilişkin ise, yani hesaplamada kullandığınız iki veya daha fazla tarih, Şubat 1900'den sonrasına aitse, böyle bir hatanın farkına bile varmazsınız.
////////////////////////KUTU BİTTİ////////////////////////
///////////////////KUTU/////////////////////////////////
Macintosh Tarihi
Microsoft Windows, dolayısıyla Excel ve diğer benzeri programlar (örneğin Lotus 1-2-3) günleri yüzyılın başından itibaren numaralandırılır; buna karşılık Macintosh (ve dolayısıyla Macintosh Excel) 1904 tarih sistemini kullanır. Bu sistemde 1 numaralı gün 2 Ocak 1904 sayılır. Hesaplamalarınızda Macintosh tarihi kullanmak istiyorsanız, Araçlar menüsündeki Seçenekler'i seçin, Hesaplama sekmesinde Çalışma kitabı seçeneklerinde 1904 tarih sistemini işaretleyin. Macintosh kullanıcıları ile tarih hesabına dayanan Excel dosyaları alışverişi yapıyorsanız tarih ayarınızı düzeltmeniz gerekmez. Windows- Excel, Macintosh- Excel’in dosyasını tanır ve tarihleri otomatik olarak 1900 tarih sistemine göre düzeltir. Aynı şekilde, Macintosh-Excel de Windows- Excel’in dosyalarını tanır ve tarihleri 1904 tarih sistemine göre değiştirir.
////////////////////////////////////KUTU BİTTİ/////////////////////////////
Formüller
Excel belgelerini bir kelime-işlem programıyla yapılabilen listelerden farklı kılan, formülleridir. Formül, bir hücreye girdiğimiz ve bize bir sonuç bildiren denklemdir. Formülleri, Formül çubuğuna, = işaretiyle başlayarak yazarız. Formülün sonucu, formülün bulunduğu hücrede gösterilir. Bir formülde şu unsurlar bulunabilir:
1. İşlem işaretleri: artı, eksi, çarpı, bölü. (Excel’in yardım metinlerinde bunlara işleç dendiğini göreceksiniz.)
2. Hücre veya hücre grubu adresleri (başvuru, referans): A1, B2 A1:A15 gibi
3. Sayılar ve metinler
4. Excel’in kendi kullanılmaya hazır fonksiyonları (SUM gibi)
Bir hücreye formülü, elle girebiliriz. Bunun için hücreyi seçip, formül çubuğuna önce eşittir (=) işaretini, ardından formülün diğer unsurlarını yazarız. Örneğin, A3 hücresinde A1’deki değerin A2’ye bölünmesinin sonucu yer alsın istiyorsak, A3’ü tıklayıp formül çubuğuna “=A1/A3” yazmamız gerekir. Formül girişinin bittiğini belirtmek için klavyeden Enter tuşuna basmak veya başka bir hücreyi tıklamak gerekir.
Formülleri, Mouse işaretçisiyle, hücrelere, hücre gruplarına işaret ederek de girebiliriz. Yukarıdaki örneği işaretleyerek uygulamak için, A3’ü tıklayıp, “=” işaretini yazdıktan sonra, klavyede yukarı ok tuşuna iki kere basarak, A1’i seçilmiş hale getirmek, klavyede bölü (/) tuşuna basmak, tekrar yukarı oka basarak A2’yi seçilmiş hale getirdikten sonra Enter’a basmak yeter. Bu işlemi yaparken, yukarı oklara bastığınız sırada Excel’in A1 ve A2 hücrelerinin çevresine kesik çizgili bir çerçeve koyduğuna dikkat edin: bu hücrenin bir formülde referans olarak kullanılacağının işaretidir. Excel’de formülleri özel bir bölümde ele alacağız.
/////////////////////KUTU//////////////////////////////
Kesirli sayılar
Excel’de bir hücreye 7/8, 12/25 gibi kesirli sayı girerseniz, sorunlarla karşılaşabilirsiniz. Kesirin böleni ve bölüneni 12’den küçükse, Excel bunu tarih sanabilir. “6/7” yazarak Enter’a bastığınızda, hücrede “6 Tem.” metni belirir. Her iki sayı da 12’den büyükse, Excel bunu sayı olarak değil, metin olarak değerlendirir. Excel’e kesirli sayı kabul ettirmek için, hücreye “0” (sıfır) rakamını yazın, klavyede aralık tuşuna basarak bir boşluk verin ve “6/7” yazın. Hücrede 6./” sayı olarak belirir; formül çubuğunda ise “0,857” rakamını (bölümün sonucu) görürsünüz. Bir sayının kesinli bölümünü de hücreye girebilirsiniz. Örneğin “5 7/8” yazmak için önce “5” yazın; boşluk verin ve “7/8” yazın. Formül çubuğunda 5,875, hücrede ise “5 7/8” sayılarını göreceksiniz.
/////////////////////////////////KUTU BİTTİ//////////////////////
Hücrelerle İşlemler
Bir veya daha çok hücredeki metni veya diğer unsurları silmek için hücreyi veya grubu seçin ve klavyede Del tuşuna basın; bunu seçili hücre veya hücreleri sağ tıklayarak ve açılacak menüden İçeriği Temizle maddesini seçerek de yapabilirsiniz. Aynı menüde bir de Sil maddesi göreceksiniz. Sil komutu, hücre veya hücre grubunu, tüm satırı veya tüm sütunu yok eder; ve size boşalan yerin nasıl doldurulacağına ilişkin dört seçenek verir: yok edilecek hücreden boşalacak yerin sağdaki veya aşağıdaki hücrelerle doldurulması; satırın veya sütunun tümüyle kaldırılması. Hücre veya hücrelerin içeriğinin silinmesi için Düzen menüsünden Temizle maddesini de seçebilirsin. Temizle komutu size farklı seçenekler sunar. Bunların arasında, seçili hücre veya hücrelerin içerikleri ve içeriklere verdiğiniz biçimlerin tümünü silen Tümü maddesi; sadece bu hücre veya hücreler grubundaki değerlere verdiğiniz biçimleri silen Biçimler maddesi; biçimlendirmeye dokunmadan sadece değerleri silen İçindekiler maddesi; ve biçimlere ve içeriğe dokunmadan sadece bu gruba eklediğiniz açıklamaları silen Açıklamalar maddesi vardır.
/////////////////////////////KUTU///////////////////////////
Hücrelere açıklama koyabilirsiniz
Excel belgelerinizi başkalarıyla paylaşacaksanız, ya da yaptığınız bir işi sonradan hatırlamak için kendinize, hücre içerikleriyle, formülleriyle veya istediğiniz konuda açıklamalar koyabilirsiniz. Açıklama koymak istediğiniz hücreyi sağ-tıklayın; açılacak menüden Açıklama Ekle maddesini seçin. Excel, o sırada programın kullanıldığı Windows oturumunu açmış kullanıcı veya program adına kayıtlı kişinin adıyla bir Açıklama kutusu açar:
<excel2k009tif>
Bu kutunun içine bilgileri girdikten sonra başka bir yeri tıklayın. Açıklama girdiğiniz hücrenin sağ üst köşesinde küçük, kırmızı bir işaret oluşur. Mouse işaretçisini bu kırmızı işaretin üzerine getirirseniz, Excel açıklamayı görüntüler. İsterseniz, kutuyu sağ tıklayıp, açılacak menüden Açıklamayı Görüntüle maddesini seçebilirsiniz. Aynı yolla açıklamayı değiştirebilir veya tümüyle kaldırabilirsiniz.
/////////////////////////////////////////KUTU BİTTİ//////////////////////
İçinde bilgi olan hücre veya hücreleri aynı sayfada başka yere, aynı kitap içinde başka sayfaya, veya başka kitabın bir sayfasına kopyalayabilir veya tümüyle aktarabilirsiniz. Bunun en kestirme yolu, sürükle-bırak yöntemidir. Bir veya daha çok hücreyi aynı sayfada başka yere aktarmak için:
1. Aktarılacak veya kopyalanacak hücreleri seçin;
2. Mouse işaretçisini hücrenin veya grubun çevresinde oluşacak çerçevenin herhangi bir yerine getirin (kalın artı işareti şeklindeki imleç oka dönecektir);
3. Hücre veya hücreleri yeni yerine götürüp, bırakın.
Seçtiklerinizi sürüklemeye başlamadan önce klavyede Ctrl tuşunu tutarsanız, ok şeklindeki imlecin ucunda bir artı işareti belirir ve sürüklediğiniz hücre veya hücrelerin yeni yerlerinde birer kopyası oluşur.
Mouse işaretçisini seçili bir hücre veya hücrenin çerçevesine getirdiğiniz oka dönmüyorsa, Araçlar menüsünden Seçenekler maddesini seçin ve Hücre Sürükleme ve Bırakmaya İzin Ver satırının önüne işaret koyun.
Seçtiğiniz hücreleri, aynı kitabın başka sayfasına veya başka kitaba taşıyabilirsiniz. Bunun için farklı sayfaların yan yana görüntüde olması gerekir. (Bir kitabın farklı sayfalarını yanmana görüntüleyebilmek için Pencere menüsünden Yeni Pencere maddesini seçebileceğinizi; birden fazla kitap açtığınızda ise yine Pencere menüsünden Yerleştir maddesi yoluyla bütün açık kitapları aynı Pencerede görüntüleyebileceğini hatırlayın.)
Hücre veya hücre grubunu, Düzen menüsünden Kes veya Kopyala yoluyla panoya alabilir ve başka sayfalara ve kitaplara Düzen menüsünden Yapıştır yoluyla aktarabilir veya kopyalayabilirsiniz.
//////////////////////////KUTU///////////////////
Yeni Pano
Office 2000 ailesi, Windows’un sadece son kestiğiniz veya kopyaladığınız unsuru tutabilen panosunu, 12 farklı öğe tutabilir hale getiriyor.
<excel2k010tif>
Mouse işaretçisini yeni pano kutusunun üzerinde dolaştırırsanız, hızlı ön izleme denen yöntemle, panoda tutulan kesilmiş veya kopyalanmış öğelerin içeriklerinin bir bölümünü görebilirsiniz. Bu öğelerden arzu ettiklerinizi yeni sayfalarına veya yerlerine yapıştırmak için panodaki simgeyi tıklamanız gerekir. Yapıştırma işlemini Excel’de Düzen menüsünden Yapıştır’ı seçerek yapmak isterseniz, panoya en son aldığınız öğe yapıştırılacaktır.
////////////////////////////////KUTU BİTTİ////////////////////
Bir hücrenin içeriğini değiştirmek istediğiniz zaman bütün yapacağınız, hücreyi seçip, yeni metni, değeri veya formülü yazmaktan ibarettir. Bilgi girerken veya mevcut verileri değiştirirken hata yaptığınız kanısına varır ve yaptığınız işten vazgeçmek isterseniz, Excel’in geriye doğru 16 adım gidebilen Vazgeç menüsünden yararlanabilirsiniz. Bir eylemden vazgeçmek için Düzen menüsünden Geri Al maddesini seçin. Excel, size hangi işten vazgeçmek istediğinizi sondan başa doğru soracaktır. Vazgeçmek istediğiniz adımı buluncaya kadar klavyede Ctrl+Z tuşlarına veya Ctrl+Backspace tuşlarına basabilirsiniz. aynı işlem, araç çubuğunda Geri Al simgesi tıklanarak da yapılabilir. Bu durumda Excel vazgeçebileceğiniz işleri liste halinde gösterir. Geri almak istediğiniz adımı bu listede tıklayabilirsiniz. Burada dikkat edilecek bir nokta, geri aldığınız adımdan sonraki bütün adımların da kendiliğinden geri alınmasıdır.
Otomatik Tamamlama ve Doldurma
Excel, bir hücreye yazmaya başladığınız metini tanıyabilir ve kendisi tamamlayabilir. Excel’in yazmak istediğiniz metinle ilgili tahmini doğru ise Enter tuşuna basın; değilse yazmaya devam edin. Otomatik tamamlanan metinler arasında günün tarihi, ay ve gün adları, sık kullandığınız kelimeler ve kullanıcının adı bulunur.
Excel’in bu yeteneğinden kestirmeden yararlanmak isterseniz, bir hücreyi sağ tıklayın ve açılacak listede Listeden Al maddesini seçin; açılacak listeden istediğiniz metni seçebilirsiniz.
Excel, yazmaya başladığınız metni otomatik tamamlamıyorsa, bu özelliği kapatılmış olabilir. Otomatik tamamlamayı etkin hale getirmek için Araçlar menüsünde Seçenekler maddesinde Düzen sekmesinde Hücre Değerleri için Otomatik Tamamlamayı Etkinleştir satırının önündeki kutunun içine işaret koyun. Bu özelliği istemiyorsanız, aynı yolla bu satırın önündeki işareti kaldırmanız gerekir.
Oluşturacağınız liste ve tablolarda dizi olarak girilen bir çok unsuru Excel otomatik olarak doldurabilir. Örneğin listenizde bir sütuna veya satıra ayları yazacaksanız, ilk hücreye listenin başlayacağı ayı yazın ve kutunun kenarındaki “Doldur tutamacı” denen noktayı, Mouse işaretçisiyle tutarak, aşağı veya sağa çekin; Excel diğer ayların adını dolduracaktır. Bu listeyi yapmaya istediğiniz aydan başlayabilirsiniz.
<excel2k011tif>
Excel önceden tanıdığı diğer dizileri, örneğin gün adlarını ve tarihi de kendisi doldurur. Excel’e tanımadığı dizileri otomatik olarak doldurtmak için bu dizinin ilk iki öğesini alt alta veya yan yana hücrelere yazın ve bu iki hücreyi seçin. Alttaki veya sağdaki hücrenin Doldur Tutamacı’nı aşağı veya sağa sürüklerseniz, Excel diğer hücreleri, ilk iki hücredeki bilgilerin artış veya azalış oranına göre, doldurur. İlk iki hücreye 1 ve 2 yazarsanız, Excel geri kalan hücreleri 3, 4, 5... şeklinde; 2 ve 4 yazarsanız 6, 8, 10 şeklinde dolduracaktır. Otomatik Doldurma tersine de işleyebilir.
Sık sık yazmak zorunda olduğunuz dizileri Excel’e öğretebilirsiniz. Bunun için, önce listenizi bir kere yazın; Araçlar menüsünden Seçenekler maddesini seçin; Özel Listeler sekmesini ve açılacak kutuda Listenin Alınacağı Hücreler düğmesini tıklayın. Listenin Alınacağı Hücreler aracı çıkacak ve sizin listenizi seçmenizi bekleyecektir. Yazdığınız listenin bulunduğu hücreleri seçin ve bekleyen seçim aracının sağdaki Liste Al düğmesini tıklayın. Seçenekler kutusuna geri döndüğünüzde, Veri Al düğmesini tıklarsanız, seçtiğiniz liste, Excel tarafından öğrenilecek ve Özel Listeler kutusuna kaydedilecektir.
<excel2k012tif>
Bundan sonra bütün yapacağınız özel listenizin ilk kelimesini birinci kutuya girmek ve Doldur tutamacını aşağı veya sağa çekmekten ibarettir.
Özel listeleri, içindeki kelimelerden herhangi birini yazarak, o kelimeden de başlatabilirsiniz.
Otomatik doldurma ile doldurduğunuz bir dizinin sağdaki veya alttaki bazı üyelerinin içeriğini boşaltmak isterseniz, henüz bütün grup seçili ise, en altta veya en sağda kalan doldurma tutamağını tutarak, sola veya yukarı geri götürün. Grup artık seçili değilse, hücre içeriğini silmek kullandığımız diğer yöntemleri kullanabilirsiniz.
Veri Girme Formları
Excel en zor hesapları bile kendisi yapar; ama bunun gerekli verileri girmek yükümlüğü kullanıcıya aittir. Excel’de küçük hücrelere veri girmek, kimi zaman bütün otomasyon imkanlarına rağmen, zor olabilir. Bunun kolaylaştırmak için Excel’in veri girme formlarından yararlanabilirsiniz.
Excel, veri girme formu oluşturabilmek için sayfanın birinci satırı girilecek verilerin etiketlerini içermelidir (Adı, Soyadı, Numarası, Adresi gibi). Veri gireceğiniz sayfanın birinci satırına bu etiketleri yazın (Daha sonra kullanamayacak iseniz, satırı tümüyle silebilirsiniz); ve Veri menüsünden Form maddesini seçin. Excel, sütun etiketlerini bulamadığını bildirerek, birinci satırdaki metinleri, sütun etiketi olarak kullanıp kullanamayacağını soracaktır. Tamam’ı tıklayın; birinci satırdaki metinler sütun etiketi olarak kullanılarak, otomatik veri giriş formu oluşturulacaktır.